Dgddi DG-Jcf3 Assistant de Direction - Secrétaire H/F

Service Public

Description du poste:

- Assister le chef de bureau dans toutes ses missions ;

- Assurer le remplacement de l'assistante de la sous-directrice pendant ses périodes d'absence et traiter des échéances et autres tâches à la demande de la sous-directrice ;

- Assurer la prise de contact téléphonique et suivi des appels: rechercher, constituer des annuaires, accueillir, filtrer, orienter et conseiller les interlocuteurs ;

- Gérer les agendas afin d'optimiser l'organisation quotidienne du temps de la direction avec le souci des priorités ;

- Organiser les déplacements, tant en région Île-de-France qu'à l'extérieur ;

- Préparer et gérer les rendez-vous et les réunions: vérifier la présence de dossiers, la convocation des participants; la présence des personnes utiles, réservation de salle, mise en place du matériel ;

- Organiser le travail d'assistance administrative: réalisation et mise en forme de travaux de bureautique (documents,supports), rédaction de courrier, notamment les lettres de félicitation ;

- Organiser les réunions, séminaires, webinaires et moment de convivialité associés pour le bureau ;

- Anticiper l'organisation des réunions de bureau à un rythme de 2 par an, minimum ;

- Veiller globalement au respect du délai des commandes lorsque le secrétariat est dans la boucle ;

- Assurer la logistique du bureau ;

- Participer à une partie des réunions de briefing avec les adjointes pour prendre directement connaissance des besoins ;

- Organiser le classement et l'archivage de certains documents ou dossiers ;

- Mettre à jour et exploiter les dossiers/fichiers du secrétariat ;

- Diffuser les informations au sein du bureau et de la sous-direction ;

- Participer à l'accueil des nouveaux arrivants ;

- Assurer la gestion et le suivi du courrier interne et externe ;

- Assurer le suivi particulier de certains dossiers dont les lettres de félicitation ;

- Assurer le suivi particulier de certains documents dont les demandes d'habilitations ;

- Suivre les échéances ;

- Faciliter la communication interne et externe du bureau et de la sous-direction.