Office Manager H/F

Etoile Paie et Rh

Sous la responsabilité directe de la Direction, l'Office Manager assure le bon fonctionnement administratif, comptable et commercial de la structure.
Positionné(e) au coeur de l'organisation, vous garantissez la fluidité des opérations, la qualité du suivi des dossiers et l'efficacité de la coordination interne.

L'Office Manager intervient sur l'ensemble des missions de gestion administrative, financière et commerciale de l'entreprise, en lien étroit avec la direction et les équipes terrain.

Dans le cadre de ses responsabilités et de son expertise, l'Office Manager :

Gestion administrative :
- Assure le traitement du courrier entrant et sortant.
- Gère les emails, appels téléphoniques et demandes courantes.
- Organise, classe et archive les documents.
- Suit l'ensemble des tâches administratives quotidiennes.

Support à la direction :
- Gère les agendas et coordonne les rendez-vous.
- Rédige courriers, notes et documents internes.
- Prépare et suit les réunions (documents, comptes rendus, relances).

Gestion comptable et financière :
- Établit devis et factures.
- Suit les paiements, retards, relances.
- Participe aux déclarations administratives et fiscales (TVA.).
- Suit les contrats de prestation et collabore avec le cabinet comptable.

Suivi commercial :
- Met à jour les fichiers clients et prospects.
- Effectue les relances commerciales.
- Suit les dossiers clients et l'avancée des prestations.
- Produit un reporting régulier de l'activité.

Coordination interne :
- Travaille en lien direct avec la direction et les équipes.
- Participe à la planification des priorités et à l'organisation générale.

(Cette liste d'activités n'est pas exhaustive et peut évoluer selon les besoins de la structure.)

Savoir-faire :
- Gestion administrative et organisation des agendas.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
- Suivi comptable : devis, factures, paiements.
- Gestion commerciale : relances, suivi clients/prospects.
- Préparation et suivi des dossiers et réunions.

Savoir
- Procédures administratives et comptables.
- Techniques de communication écrite et orale.
- Bases du suivi commercial.
- Respect de la confidentialité et protection des données.

Savoir-être
- Rigueur, organisation, fiabilité.
- Autonomie et polyvalence.
- Bon relationnel et sens du service.
- Discrétion, professionnalisme.
- Esprit d'équipe et proactivité.

Conditions d'exercice :
- Contrat à temps partiel 24 heures/semaine,
- Horaires et jours de travail négociables,
- Possibilité d'évolution vers un temps plein selon l'activité.