Assistant·e Administratif·ve H/F Groupe SOS

Tremplin 94 est une unité éducative d'hébergement diversifié qui accueille 30 jeunes en appartements diffus.
Basée sur la plateforme de jour l'assistante administrative assure les missions suivantes:
- Accueil physique et téléphonique des jeunes accueillis, partenaires et interlocuteurs
- Suivi des mails et télécopies
- Réception, suivi et traitement du courrier au quotidien, enregistrement des courriers reçus et envoyés
- Préparation du dossier à remettre aux personnes accueillies, voire à leurs représentants légaux à l'admission et ouverture (copie du règlement intérieur, livret d'accueil, autorisation de photographie...) du dossier dans NEMO.
- Tenue des dossiers administratifs des personnes accueillies (papiers et NEMO)
- Enregistrement des demandes d'admission dans NEMO et suivi des statistiques
- Sollicitation des Prises en Charge auprès des services concernés (ASE, PJJ, MHL) et enregistrement dans le logiciel NEMO
- Classement et archivage des dossiers des usagers
- Gestion des stocks et fournitures de bureau, mobilier avec inventaire et commandes prévisionnelles validées par la directrice
- Etablissement et envoie de la facture mensuelle au service payeur
- Relation avec les bailleurs des appartements loués (établissement d'un dossier par appartement, paiement des loyers, assurance du logement, collecte des quittances)
- vérifications et affichage des informations obligatoires
- Etablissement d'un calendrier prévisionnel des absences des salariés
- Enregistrement dans HRA des absences validées des salariés
- Suivi des feuilles d'heures des professionnels et classement
- Actualisation et remise des documents aux nouveaux salariés (protocoles, attestations, documents mutuelle et prévoyance...)
- Suivi des dossiers des salariés
- Suivi des attributions des tickets restaurant
- Transmission des arrêts maladie au service paye
- Suivi du registre du personnel
Gestion de la caisse:
- Récupération des documents comptables (factures, remboursements) et transmission au GIE
- Remise aux professionnels des budgets des résidents, des régies, des sommes demandées sur les bons d'engagements de dépenses après validation des chefs de service
- Gestion de la caisse : chèques services, espèces, tickets restaurant : récupération de tous les documents justifiant une entrée ou une sortie en caisse, comptage à 2 de la caisse de façon hebdomadaire et inscription des entrées et sorties dans la matrice dédiée.
- Transmissions de toutes ces pièces au GIE tous les vendredis après validation.