Agent Administratif - Agente Administrative H/F

Residence les Vignes de Suresnes

Le/La secrétaire accueille, informe et oriente les résidents, les familles et les visiteurs, physiquement et au téléphone. Il/Elle participe à la gestion administrative de la résidence.

Il/Elle exerce sa mission dans le parfait respect des Chartes emeis, de l'intimité et de la dignité du résident, veille à son confort et à sa sécurité, observe la confidentialité des informations qu'il/elle détient à son égard, agit conformément aux procédures applicables.

Gestion des appels téléphoniques

* Réceptionner et orienter efficacement les appels téléphoniques internes et externes

* Prendre les messages et les transmettre dans les temps aux destinataires

* Évaluer l'urgence d'un appel et alerter l'interlocuteur adapté à la situation

* Commander des ambulances et taxis pour les résidents ou autres visiteurs

* Attribuer une ligne directe à chaque résident selon les consignes et suivre la taxation téléphonique. Tenir à jour la liste téléphonique des résidents présents

* Mettre à jour le répertoire interne et l'annuaire d'urgence

* Transmettre le standard en fin de poste

Accueil physique

* Accueillir avec respect et discrétion et orienter les résidents, les familles et les autres visiteurs selon les bonnes pratiques

* Informer le résident et sa famille, notamment sur les modalités d'hébergement. Présenter les prestations fournies. Répondre à leurs questions dans les limites de sa fonction

* Remettre le livret d'accueil au résident

* Remplir les fiches contacts et/ou enregistrer les demandes de réservation

* Aider les familles et résidents dans la constitution des dossiers APA, APL.

* S'assurer de la bonne tenue du hall et de la banque d'accueil. Porter une tenue vestimentaire adaptée à la fonction

Gestion des dossiers administratifs des résidents

* Ouvrir et tenir à jour les dossiers administratifs des résidents

* Préparer et suivre la facturation des séjours des résidents

* Préparer, contrôler et distribuer les factures des prestations à la charge du résident : revues, coiffeur, esthéticienne, pédicure, repas accompagnants, .

Assurer les encaissements et les remises bancaires

* Suivre les impayés et les contentieux

* Tenir le journal de caisse

* Préparer les dossiers et documents nécessaires aux entrées et aux sorties des résidents

* Tenir le registre des entrées et des sorties des résidents

Activités administratives

* Veiller à l'affichage des programmes d'animation et des menus

* Assurer la gestion de la « boutique »

* Assurer le suivi des commandes de repas du personnel

* Préparer les commandes de matériels de bureau et gérer les stocks

* Enregistrer les factures fournisseurs, les contrôler, les faire signer par la direction et les envoyer au service Fac To Scan une fois par semaine

* Assurer la réception, le tri, la distribution et les envois des courriers et colis (La Poste, livreurs, fournisseurs...) pour la résidence comme pour les résidents

* Classer les copies des courriers. Ranger les archives

* Saisir quotidiennement dans l'outil informatique les statistiques

* Participer à la gestion et au traitement statistique des questionnaires de satisfaction remplis par les résidents et autres indicateurs

* Réceptionner et transmettre les messages d'alarmes et de pannes

* Veiller à la mise à disposition des registres (maintenance, sécurité.)

* Réaliser divers travaux de secrétariat

Gestion administrative du personnel

* Accueillir et participer à l'intégration des nouveaux collaborateurs

* Inscrire les salariés sur le registre unique du personnel (RUP informatisé)

* Effectuer les déclarations uniques d'embauche

* Tenir à jour le dossier du salarié

* Tenir à jour le « classeur visite et contrôle »

* Organiser et suivre les visites médicales des salariés

* Participer au suivi des absences dans les limites de ses compétences