Assistant Administratif·ive - Commune de Saint Paul H/F

Communes

Placé sous la responsabilité de la directrice solidarité et santé, l'assistant administratif a pour missions des tâches administratives, de gestion d'informations, de planification. Il assure l'interface entre les agents du service, les acteurs locaux et autres services communaux et externes. Il assure en particulier le suivi des bons de commandes et des factures pour les besoins des services.

- Temps complet : 35 heures
- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique)

- Accueil téléphonique et physique
- Réceptionner des appels (informer, orienter et renseigner les correspondants)
- Effectuer les relances téléphoniques
- Relever et transmettre des messages
- Enregistrer les demandes des usagers et assurer l'orientation
- Participation aux activités et événements organisés par le service
- Traitement et suivi des commandes et factures sur le logiciel
* recueillir les besoins et les devis en lien avec les services
* éditer les bons de commandes
* créer les comptes tiers
* assurer l'activation des factures sur le logiciel pour le visa
* assurer le lien avec les services comptabilité et le service achat
- Traitement et suivi administratif
- Organiser réunion
- Assurer le suivi de l'agenda
- Préparer, rédiger ou mettre en forme des documents émis par le service (courriers, notes, documents pour diffusion)
- Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
- Classer, archiver les documents
- Préparer, enregistrer les bons de commande
- Enregistrer et ventiler les factures
- Renseigner et mettre à jour les tableaux de suivi des activités du service
- Suivi administratif du personnel
- Tenir à jour les plannings de congés du service
- Transmettre pour validation hiérarchique et DRH