Gestionnaire Administratif - Tassin-La-Demi-Lune H/F

Communes

Contexte du poste
Au sein du Pôle Famille et plus particulièrement de la Direction Enfance, Jeunesse et Sports, vous gérez le budget des affaires scolaires et des évènements portés par la Direction

Activités principales
Être garant de la bonne exécution du budget et de la gestion du circuit budgétaire du service Enfance/Jeunesse
- En lien avec la hiérarchie, effectuer le suivi budgétaire pour l'ensemble des crédits du service et analyser les résultats budgétaires annuels afin d'optimiser la construction du budget prévisionnel
- Traiter les commandes via le logiciel E-SEDIT : bons de commandes et rapprochement des factures
- Alimenter un tableau de suivi du budget des commandes par école (7 écoles publiques)
- Être l'interlocuteur privilégié en interne du service des finances, notamment lors des phases de préparation et de clôture budgétaires, et en externe des directeurs, fournisseurs et prestataires notamment dans le cadre des marchés publics de fourniture
- Demander les devis et être en relation avec les prestataires (aspect évènementiel de la direction)
- Gérer les incidents et réclamations des commandes après livraisons

Suivi budgétaire et comptable du service Enfance/Jeunesse
- Contribuer à la clôture budgétaire en fin d'exercice en ajustant les crédits et en assurant la conformité des comptes
- Coordination avec le service des finances pour garantir la fiabilité des prévisions budgétaires et optimiser l'allocation des ressources
- Être l'interlocuteur privilégié des prestataires du service en lien avec le service Finances (prestations externalisées, marchés publics de fourniture notamment)

Activités secondaires
Polyvalence sur certaines missions administratives, de manière très ponctuelle et notamment en cas d'absences des interlocuteurs privilégiés :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique, ainsi que des permanences d'information des usagers
- Effectuer le secrétariat des réponses aux demandes (internes et externes)
- Tenir à jour les outils destinés à évaluer l'efficacité du suivi (tableaux de bords) et procédures (planning)
- Suivre les démarches des usagers via le logiciel métier YPOK
- Organiser les relances et suivre les dossiers incomplets sur les tableaux de bord