Assistant de Direction H/F
Service Public
- Paris 16e - 75
- Fonctionnaire
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Service public d'état
Les missions du poste
L'assistant(e) de direction assure, au profit de la Présidence et de la Direction générale déléguée, les missions suivantes :
- Pilotage d'agendas et préparation des rendez-vous : tenue de l'agenda du président, constitution des dossiers de rendez-vous et interventions en lien avec les services concernés, anticipation logistique.
- Gouvernance et instances : préparation et suivi du Conseil d'administration et des comités (convocations, rétroplanning, dossiers, relevés de décisions).
- Organisation et logistique : organisation des déplacements, accueils de délégations et personnalités ; réservation et suivi des ordres de mission.
- Événements et convivialité : contribution à l'organisation des événements internes de la Présidence et de moments de convivialité portés par la direction (séminaires, voeux, temps collectifs).
- Rédaction et suivi documentaire : élaboration et mise en forme de courriers, notes, comptes rendus, tableaux de suivi ; gestion du classement numérique et respect des circuits de validation.
- Courrier et parapheur : enregistrement, diffusion, suivi des délais et mise en signature des documents.
- Relationnel et représentation : accueil des interlocuteurs de haut niveau (ministères, partenaires, mécènes), filtrage et orientation des demandes, interface interne/externe.
Diplômes souhaités :
Bac +2/3 (BTS/DUT/Licence) assistanat de direction, gestion/administration, ou équivalent par expérience.
Connaissances :
- Environnement d'un établissement public/EPIC et codes de la gouvernance (confidentialité, protocoles, circuits de décision).
- Maîtrise avancée des outils Office 365 (Outlook/Teams/Word/Excel/PowerPoint) et d'un espace documentaire partagé (SharePoint).
- Excellentes capacités de rédaction en français (orthographe, style administratif).
- Maîtrise de l'anglais appréciée.
Savoir-faire :
- Prioriser, arbitrer et sécuriser des agendas multiples sous contraintes.
- Préparer un dossier d'instance (ordre du jour, convocations, dossiers, relevé de décisions).
- Rédiger une note/courrier en autonomie à partir d'éléments bruts.
- Construire un tableau de suivi simple (Excel).
- Gérer la logistique de déplacements (réservations, OM, justificatifs).
- Tenir un parapheur et un circuit de signature dématérialisé.
Savoir être :
- Fiabilité, rigueur, sens aigu de la confidentialité et de la discrétion.
- Sens du service, diplomatie, excellente tenue relationnelle.
- Réactivité, sang-froid, autonomie et sens de l'anticipation.
- Travail en équipe et posture d'interface avec des interlocuteurs divers.
Le poste est placé auprès de la présidence-direction générale, qui comprend le président, la directrice générale déléguée, son adjoint, et un assistant(e) de direction.
Pas de salaire renseigné
Publiée le 27/11/2025 - Réf : 2025-2118304
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