Assistant Direction - Secteur Naval H/F Randstad

Nous recherchons pour notre client Naval Group Cherbourg, un/e assistant H/F .
Pourquoi rejoindre cette entreprise ?
Vous serez séduit(e) par les valeurs que prône cette entreprise : stabilité, bien-être des employés et une organisation humaine.

1. Organisation de l'agenda d'un manager et accueil
- Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien d'un manager de niveau Responsable de
Département (prise de RDV, courriers, e-mails, congés...) ; anticipe les éventuelles difficultés
d'organisation et choisit la solution à y apporter
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
- Accueillir physiquement les rendez-vous
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions,
déplacements, interventions orales, conférences téléphoniques...)
- Participer à la préparation des dossiers nécessaires à la mission d'un manager
(documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions...)
- Participer en amont à la préparation et le suivi des dossiers
2. Gestion et suivi, archivage des comptes rendus et documentation du manager
- Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter au manager que les informations
essentielles
- Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à
jour l'information en physique et numérique)
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs,
reporting...), initier et tenir à jour le RIDA du département.
-
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables dans l'outil d'achat
du Groupe et vérifier la conformité des livraisons
- traiter les demandes d'accès des sous-traitants et fournisseurs de l'entité
- réaliser les imputations des collaborateurs conformément aux heures réalisées sur les
différents travaux, relancer les collaborateurs si nécessaire
- Gérer les missions (FR) des collaborateurs de l'entité et réaliser les notes de frais après
missions des collaborateurs quand ceux-ci ne sont pas autonomes pour le faire
3. Communication
- Participer et/ou diffuser des supports de communication (notes, correspondances, reporting,
rapports, comptes rendus...)
- Assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des
différents services de l'entreprise ou de l'extérieur aux services concernés à partir des
consignes de son manager)
- Apporter au département des propositions contribuant à la performance de l'entité