Assistant - Assistante Administratif en Organisme de Formation H/F
Pôle Emploi
- Sauve - 30
- CDD
- Bac
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
- Exp. + 7 ans
Détail du poste
Dans le cadre d'un remplacement maladie d'un mois renouvelable en fonction de la durée d'absence du salarié:
Une expérience en centre de formation et sur digiforma sera appréciée
Missions:
Gestion de l'organisme de formation au quotidien : assurer le bon déroulement de l'activité de l'OF de la commercialisation à l'évaluation des actions de formation.
a. Préparer la commercialisation des actions de formation
a) Promouvoir les actions
b) Informer et renseigner les publics
c) Produire les devis demandés (édition des devis par le service comptable)
d) Accompagner les prospects dans la concrétisation de leur inscription
b. Assurer la gestion administrative a) Administrer l'activité avec le logiciel « Digiforma » : saisie des programmes de formation, des dates et coûts des sessions, des inscriptions, des attestations (.)évaluations
c. Mettre en oeuvre la dimension logistique
a) Vérifier la disponibilité de la salle de formation et la fonctionnalité des outils
b) Vérifier la propreté des locaux et des abords,
c) Vérifier la conformité des supports pédagogiques (réaliser au besoin les impressions)
d) Réserver les repas du midi pour les apprenants intéressés par ce service annexe
e) Réserver repas et hébergement pour les intervenants
f) Vérifier le bon approvisionnement de la salle de formation et des communs
d. Accueillir les publics
a) Accueillir et renseigner les stagiaires sur site process
b) Accueillir les intervenants, les accompagner dans la réalisation de leur mission
c) Anticiper et organiser les astreintes
e. Assurer l'après formation
a) Produire, distribuer et adresser les documents contractuels post-formation1
b) Traiter les questionnaires de satisfaction à chaud et à froid (6 mois)
c) Produire une synthèse de l'évaluation de la formation et la communiquer à la direction
d) Proposer des actions d'amélioration
e) Renseigner les indicateurs de suivi de gestion
Assurer le travail de suivi et d'évaluation quantitative et qualitatif (démarche qualité)
Experience: 5 An(s)
Compétences: Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc),Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement,Assurer la gestion administrative d'une activité,Réaliser la gestion administrative des contrats,Promouvoir une culture d'amélioration continue,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Développer et fidéliser la relation client,Maintenir une relation clientèle de qualité,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Utiliser les outils numériques,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Formation continue d'adultes
Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Salaire fourni par le recruteur
Publiée le 27/11/2025 - Réf : 200VSSJ
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