Chargé de Missions Évenementiel - Stage H/F Ville de Sceaux

Quelles seront vos missions ?

Conception d'évènements :

- Emettre des propositions quant au concept, format et programme d'évènements
- Participer, en support du chargé de mission évènementiel, à la stratégie évènementielle du pôle et de la Ville
- Assister le chargé de mission évènementiel dans la conception des évènements (concept, format, programme, partenaires, etc.)

Prospection :

- Assister le chargé de mission évènementiel dans la prospection d'exposants pour les évènements du pôle
- Assister le chargé de mission évènementiel dans la prospection de partenaires institutionnels ou privés

Administratif :

- Assister le chargé de mission évènementiel dans la création des documents administratifs (convention, décision, formulaire de demande de participation)
- Assister le chargé de mission évènementiel dans le suivi budgétaire et financier de la mission évènementiel et la réalisation des bons de commande

Coordination et organisation logistique :

- Assister le chargé de mission évènementiel dans la coordination avec les autres services de la Ville concernés par l'organisation des évènements du pôle
- Assister le chargé de mission évènementiel dans l'organisation logistique des évènements (demandes de matériel, plans d'implantation, notes techniques)
- Assister le chargé de mission évènementiel dans les réunions de coordination avec les associations de commerçants et les acteurs privés organisateurs d'évènements
- Assister le chargé de mission évènementiel dans le suivi opérationnel durant les évènements

Suivi des évènements :

- Assister le chargé de mission évènementiel dans l'organisation de réunion de retour d'expérience avec les services ayant participé à l'organisation
- Effectuer les relances de paiement par les exposants et de dépôt de facture par les prestataires

Veille évènementielle :

- Se renseigner sur ce qu'il se fait en matière d'évènementiel dans les autres communes et dans le secteur privé afin de s'inspirer des bonnes pratiques mises en place
- Chercher de nouvelles idées d'évènements selon les besoins de la Ville et les souhaits des élus

Évaluation des évènements :

- Réaliser des questionnaires de satisfaction pour les exposants
- Proposer des solutions pour évaluer le succès des évènements
- Proposer des pistes d'amélioration