Assistant - Assistante de Gestion d'Entreprise H/F

Entreprise Rene Eloy

Activités :
- Concrètement l'Assistant de Gestion H/F prend en charge le secrétariat courant qui inclut en général :
o l'accueil téléphonique,
o la réception clients,
o le gestion et le suivi du courrier (classement et organisation),
o la gestion des commandes de fournitures de bureau (suivi, réapprovisionnement, règlements),
o les photocopies et différentes activités de classement / archivage,
o les recherches documentaires en lien avec l'activité de la structure ou du service, elle les transmet ou les archive,
o la saisie des documents numériques,
o les méthodes de classement et d'archivage,
o la veille réglementaire,
o le suivi des qualifications de l'entreprise
o les règlements des fournisseurs.
- En matière de personnel, l'Assistant de Gestion H/F assure :
o la gestion administrative du personnel,
o la délivrance et archivage des attestations (formation, aptitudes au travail , etc.),
o la transmission des éléments de paie au cabinet d'expert-comptable en charge des paies,
o les déclarations sociales (URSAAF, congés, absences,.) - tâche sous-traitée au cabinet d'expert-comptable
o le suivi et programmation des visites médicales d'embauche et de reprise,
o le suivi des demandes de remboursement de formation à l'OPCA Gestion .
o le suivi des amendes (parking, exces de vitesse, etc.) des personnels
- En matière de comptabilité, l'Assistant de Gestion H/F traite les opérations de comptabilité générale comme :
o la comptabilité clients/fournisseurs,
o la saisie des écritures (sous-traitée au cabinet d'expert-comptable),
o les rapprochements bancaires
o les déclarations fiscales (TVA) - tâche sous-traitée au cabinet d'expert-comptable
- En matière de suivi financier, l'Assistant de Gestion H/F réalise de façon hebdomadaire :
o le suivi de la trésorerie,
o les opérations de recouvrement de créances,
o les opérations de suivi des paiements,
o les relances client,
o le reporting de son activité à la Direction,
o le suivi financier et administratif des demandes de subventions,
o la tenue et suivi des tableaux de bord d'activité en lien avec le directeur.

Environnement relationnel :
Les contacts sont très nombreux sur ce poste où l'Assistant de Gestion H/F est en relation avec les clients, les fournisseurs, les partenaires de l'entreprise. Elle est aussi l'interlocuteur privilégiée des collaborateurs de l'entreprise.

Vous devez savoir jongler entre la nécessaire concentration que requiert ses missions comptables et de secrétariat et les nombreux contacts : appels entrants, demandes des collaborateurs qu'elle doit savoir traiter avec professionnalisme et disponibilité.
Vous gérez en permanence plusieurs dossiers de front et vous devez donc savoir organiser vos priorités.

Profil :
Le métier d'Assistant de Gestion H/F regroupe des missions diversifiées. Il suppose d'être très polyvalent.

Compétences spécifiques, vous devez:
Avoir de bonnes connaissances en comptabilité générale.
Maîtriser les outils informatiques : Excel, Word, outlook, logiciel comptabilité et gestion, logiciel devis facturation, Internet,
Gérer l'information et organiser un classement efficace pour l'ensemble de l'équipe,
Etre force de proposition d'outils de suivi
Tenir des tableaux de bord
Savoir collecter, traiter et transmettre les informations oralement et par écrit
Avoir une bonne connaissance de la comptabilité générale jusqu'au niveau du bilan
Avoir une bonne connaissance de la législation sociale

Qualités majeures :
- la gestion du temps et des priorités
- une bonne organisation,