Assistante de Gestion H/F Celest intérim Douai

La société CELEST INTERIM DOUAI, recherche pour l'un de ses client, spécialisé dans l'installation et la maintenance de chauffage et climatisation auprès d'une clientèle professionnelle couvrant tous les secteurs d'activité (PME/PMI, Collectivités, Grands Comptes et Industrie), un assistant de gestion (H/F), dans le cadre d'une CDI, près de Lille.

Vous assurez la gestion administrative, financière et commerciale des projets et vous êtes acteur dans la relation avec les partenaires. Vous gérez les dossiers du personne et contrôlez la paie.
Doté d'un grand sens de responsabilité et de discrétion, vous assistez les managers dans la gestion quotidienne de la structure.

Vos missions principales :

- Assurer l'accueil et la gestion quotidienne de la structure :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique,
- Traiter les courriers / courriels dans les meilleurs délais,
- Assurer quotidiennement l'archivage et la mise à jour de documents,
- Planifier les réunions mensuelles de mangement et en assurer le compte rendu,
- Assurer la gestion administrative des projets :
- Effectuer et suivre les demandes de certificats de capacité et s'assurer de la mise à jour des références commerciales dans la gestion de projet,
- Traiter les dossiers d'appels de candidatures et d'appels d'offres,
- Accompagner son manager à la rédaction d'une revue de contrat,
- Savoir créer et suivre un projet dans la gestion de projets jusqu'à sa clôture,
- Contrôler les pointages d'heures (salariés, intérimaires) et veiller à l'adéquation avec les prestations réalisées,
- Gérer les sous-traitants,
- Suivre les sinistres et contentieux,
- Créer les réclamations partenaires et assurer le suivi,
- Gérer la facturation clients,
- Etablir des commandes et factures internes,
- Gérer l'administratif et comptable des projets
- Assurer le suivi de l'échéancier clients,
- Contrôler le lettrage clients effectués par la comptabilité clients,
- Contrôler les rapprochements des factures fournisseurs avec les commandes,
- Suivre les blocages fournisseurs et savoir gérer les litiges,
- Gérer les dossiers du personnel de l'équipe et le contrôle de la paie :
- Gestion du recrutement : contrôler la formalisation des demandes d'embauches, assurer le suivi qualitatif des candidatures, participer aux entretiens de recrutement
- Assurer les formalités administratives préalables à l'embauche/départ : Rédiger les lettres d'engagements et/ou élaborer les contrats de travail, assurer les formalités de départ (démission, fin de CDD, fin de période d'essai, licenciement, retraite), recueillir, renseigner et actualiser les données personnelles dans logiciel de paie,
- Contrôler les éléments de paie spécifiques aux mouvements du personnel et type de contrat, préparer les données nécessaires à la réalisation des départs (solde de tout compte), congés payés, arrêt maladie, accident du travail, paternité ...
- Communiquer en interne et en externe :
- Participer à la mise à jour des informations
- Participer aux réunions
- Utiliser les outils de communication (forum, webinaires,...),

Vous êtes autonome, vous aimez la diversité des taches, vous souhaitez rejoindre une équipe agréable, ce poste est peut-être pour vous. Alors n'hésitez pas et postulez en ligne !