Assistant Administrative des Ventes H/F

Maison des Vins du Libournais

****PRISE DE POSTE IMMEDAITE****
Principales missions :
Administration Des Ventes
- Coordonner les différents services de l'entreprise (commerciaux, transporteurs- pour la logistique, service comptable) ;
- Coordonner et administrer l'expédition des commandes pour la logistique et veiller à la communication, auprès du client, du traitement de sa commande
- Renseigner les clients à propos des prix, délais, nouveaux produits.
- Enregistrer les commandes et leurs délais
- Régler les problèmes ou petits litiges liés aux commandes ou aux livraisons
- Suivi de la clientèle
- Contrôle des encours clients.
- Relance des règlements en attente, après validation du commercial en charge du client.
- Contrôle de la marge lors de l'enregistrement des commandes.
- Suivi des litiges : retours marchandises, avoirs financiers.

Assistance aux commerciaux
- S'assurer des livraisons dans les délais
- S'occuper des démarches liées à l'export, si besoin (CE.)
- Rédiger des correspondances commerciales
- Actualiser les échéanciers et les tableaux de bord : statistiques produits, clients, vendeurs, évolution des groupements.
- Envoyer les échantillons destinés aux clients, salons ou foires
- Participer aux actions de communication, de réception ou à tout autre évènement jugé nécessaire pas la Direction

Remplacements des commerciaux
- Contrôler et enregistrer les contrats de vente ;
- Gestion des commandes par téléphone, courrier, messagerie ou EDI
- Relancer les prospects et les clients
- Assurer les relations avec les courtiers et les agents

Moyens et ressources
- Equipements informatiques et de communication, connectés au réseau de l'entreprise.
- Accès aux documents commerciaux et comptables comme les tarifs, publicités, bons de commandes, bons de livraisons, factures, avoirs, etc.
Aptitudes Professionnelles
- Avoir le goût du contact et le sens du service (indispensable).
- S'adapter aux évolutions et réagir rapidement
- Être autonome et polyvalente, prendre des initiatives et gérer les risques
- Faire preuve d'une bonne organisation et de rigueur
- Communiquer avec des interlocuteurs variés, aussi bien de visu qu'au téléphone
- Avoir de la diplomatie et une bonne élocution
- Savoir développer un argumentaire
- Travailler en équipe