Assistant de Direction - Office Manager H/F

Studio Jean-Philippe Nuel

Vos principales missions
- Assistanat de direction :
Gestion des agendas/ organisation de rendez-vous/ rédaction de courriers/ gestion des appels téléphoniques/ interface en interne auprès des collaborateurs et en externe auprès des contacts du gérant/ organisation de déplacements professionnels pour gérant et équipe.

- Office management :
Supervision des commandes de fournitures et consommables/ tri du courrier/ suivi informatique avec prestataire/ suivi des services généraux (téléphonie/internet/fournisseurs d'énergie/contrat climatisation/copieurs/ cartes visites et agence/messagerie agence/société d'entretien/alarme/chaudière/extincteurs/syndic/stationnement, etc.) .

- Gestion comptable :
Interface avec le cabinet comptable et les banques/ rapprochements bancaires/ gestion des notes de frais/ transmission des variables pour les salaires/ gestion des factures fournisseurs/ facturation clients avec édition-suivi-relances/ montage de dossiers administratifs/déclaration d'assurance des projets/ suivi contentieux/ suivi de la convention des architectes.
- Ressources humaines :
Suivi administratif des salariés et indépendants/ relation avec les organismes sociaux (mutuelle, prévoyance, médecine du travail)/ réponses aux candidatures/ diffusion des annonces de recrutement/ gestion des dossiers d'étudiants en alternance et stagiaires/ rédaction d'attestations/ gestion des congés, absences et récupération/ organisation de formations professionnelles OPCO/ renouvèlement du certificat RSE/ volet social (DUERP, guide des collaborateurs, livret d'accueil.) .

- Communication :
Préparation de supports de présentation et communication pour clients-conférences-tables rondes-salons, etc./ interface avec le gérant et le chargé de communication/ relations presse/ participations aux concours Awards/ organisation d'évènements d'agence/ suivi du site...

Votre profil
De formation supérieure en gestion ou assistanat de manager, vous justifiez d'une expérience significative dans une fonction similaire.
Vous êtes rigoureux(se), autonome et discret(ète), et êtes reconnu(e) pour vos capacités d'organisation et d'anticipation, ainsi que votre adaptabilité et réactivité.
Votre sens du service et votre aisance relationnelle sont des atouts essentiels à votre réussite dans cette fonction.
Votre maîtrise irréprochable de l'orthographe et vos excellentes aptitudes rédactionnelles constituent également des atouts indispensables, tout comme un anglais professionnel.