Gestionnaire Administratif et Financier H/F

Service Public

DÉFINITION SYNTHÉTIQUE DU POSTE

Assurer la gestion administrative et financière d'opérations à financements diversifiés: financeurs publics (Pôle Emploi, Conseil Régional...) entreprises, OPCO:

- Suivre et enregistrer les informations en provenance des membres du GIP-FCIP (GRETA) et des partenaires externes: financeurs et chefs de projet de ces opérations, fournisseurs de prestations, etc
- Contrôler les factures transmises par les opérateurs du GIP-FCIP (GRETA et partenaires externes) avant envoi au financeur
- Contribuer à la réponse administrative et technique aux appels d'offres.

La mission s'effectue sous la responsabilité du chef du Pôle Formation continue et en lien étroit avec la directrice technique du GIP-FCIP, la responsable des marchés publics et les gestionnaires administratifs et financiers du service.

Activitésprincipales

Assurer le suivi opérationnel administratif et financier des opérations jusqu'à la facturation et jusqu'au compte-rendu final (bilan)

- suivre et traiter les bons de commandes, alimenter la base de données de suivi extra-comptable du dispositif, gérer la boite mail
- assurer le suivi administratif spécifique des sous-traitants
- consolider les indicateurs relatifs aux bilans de fin de formation et aux enquêtes satisfaction
- contrôler les factures transmises par les opérateurs dans le respect de la procédure de facturation propre au(x) financeur(s)
- valider les factures dans les différentes plateformes dématérialisées (KAIROS - CHORUS...)
- à partir des extractions de Chorus, élaboration des factures de frais de gestion du GIP FCIP avec saisie dans l'outil d'information budgétaire et comptable CEGID Y2
- saisir les éléments de la facture dans le(s) tableau(x) de suivis spécifiques à chaque financeur
- conseiller les opérateurs concernant la facturation
- relancer les opérateurs qui n'ont pas facturés
- contribuer à la préparation du budget annuel du pôle et des budgets rectificatifsainsi qu'à la réalisation du bilan pédagogique et financier du GIP
- participer à la constitution des dossiers administratifs et techniques pour les réponses à des appels d'offres
- assurer les relations avec: les services administratifs et financiers des GRETA, des entreprises prestataires, des donneurs d'ordre publics ou privés, le service commun et le service comptable du GIP
- archiver les pièces de facturation: électronique et papier pour les pièces administratives, dans une démarche progressive de dématérialisation des dossiers.