Secrétaire Assistant·e de Direction H/F

Service Public

Assurer le secrétariat de la direction.
Faciliter la communication interne et externe.
En charge du Secrétariat Hygiène Sécurité et correspondant HS pour le siège.
Gérer la correspondance matériel avec le SGC.

Cas de suppléance secrétariat :
Besoins ponctuels urgents, de crise ou d'alerte, tout agent, dans l'intérêt du service public, pourra être amené à assurer à la demande de la direction, d'autres missions relevant de la compétence de son ministère de tutelle fonctionnelle.

DESCRIPTION DES MISSIONS :
Secrétariat de direction :
- Collaboratrice de la directrice et son adjointe
- Courriers, agendas, affaires réservées ...
- Préparation de réunions /évènement .
- Gestion des astreintes et de leur paiement
- Relations avec la Préfecture
- Mise à jour de la GAO

Communication interne et externe :
- Gestion de la messagerie institutionnelle DDPP
- Diffusion de messages collectifs ou sociaux ( vie de la structure)
- Webmaster de l'intranet DDPP
- Alimentation du portail préfecture

Secrétariat Hygiène Sécurrité et correspondant HS pour le siège :
- Mise à jour du document Unique avec l'assistante de prévention
- Gestion du Registre Hugiène et Sécurité
- Participation aux réunions HS ( commission spécialisée du CSA , reunions des correspondants HS)

Correspondante matériel pour le SGC :
- Organisation et suivi des stock COVID
- Centralisation des commandes de fournitures et achat matériels non spécifiques

CHAMP RELATIONNEL :
Agents de la DDPP72, préfectures, autres DDI, SGCD, directions régionales, interlocuteurs institutionnels et privés.