Assistant de Direction - Adjoint des Cadres H/F

Service Public

Traitement et circulation de l'information, des documents et des communications liées aux relations internes et externes de la direction

- Accueil des personnes, réception d'appels téléphoniques

- Enregistrement, tri, diffusion et archivage des courriers

- Prise de certains rendez-vous pour la direction (ex. retours d'accidents de travail ou réunions syndicat/direction)

- Suivi administratif des réclamations et des événements indésirables

- Traitement des contraventions routières du parc automobile

- Diffusion de documents via le logiciel dédié, classement et archivage de documents

- Recherches ponctuelles d'informations (ex. dans le logiciel du dossier de l'usager)

- Elaboration des cartes professionnelles des agents

- Mise en page et diffusion du planning des gardes de direction et des astreintes éducatives avec mise à jour du logiciel, clôture du planning des directeurs sur le logiciel de gestion des plannings.

- Gestion des fournitures du service et matériels de bureau

- Participation à la continuité de service au sein de l'administration (Standard)

Gestion administrative des instances

- Elaboration et suivi du planning des instances (Conseil d'administration, Comité social d'établissement, formation spécialisée, conseil de la vie sociale), invitation des membres via courrier et outlook

- Organisation logistique des instances : réservation d'une salle, lien avec l'informatique pour visio, vérification du quorum, etc.

- Organisation administrative des instances : mise en page des rapports, envoi de l'ordre du jour et des rapports puis du PV aux participants

- Prise de note et rédaction des procès-verbaux

- Prise en compte des échanges en instance via l'ajustement de certains documents

- Organisation administrative et logistique de certains événements internes ou externes

- Organisation et planification de certaines réunions institutionnelles et/ou de certaines réunions du département: réservation de salle, liens avec le magasin, la cuisine...

- Suivi de certains événements (inscription des professionnels ou des usagers à des colloques, à des festivités, etc.)

Structuration des partenariats

- Suivi des partenariats existants (Convention, attestation d'honorabilité, partage auprès des différents services, etc.)

- Veille afin d'identifier des partenaires potentiels (ex. recherche d'appels à projets)

- Organisation de temps de rencontre dédiés