Chef - Cheffe de Réception en Hôtellerie H/F

Hotel le Provencal / Bar du Soleil

Vous occupez un rôle clé pour notre établissement. En qualité de Chef de Réception (H/F), vous êtes responsable de l'accueil des clients (restaurant, résidence, hôtel) et de la gestion des opérations liées à la réception. Vous gérez une équipe de 2 à 9 réceptionnistes selon la saison dans un souci constant d'assurer un service de haute qualité, contribuez au développement du chiffre d'affaires de l'établissement et participez à la fidélisation de la clientèle

En collaboration directe avec la directrice hébergement vous êtes en charge de :

Clientèle : gestion, planification & facturation

- Assurer un accueil chaleureux et personnalisé à l'arrivée et départ de chaque client.

- Identifier les besoins spécifiques des clients et répondre aux demandes, y compris les demandes particulières (réservation de services, informations touristiques etc.)
- Coordonner les demandes spécifiques des clients avec les différents départements de l'hôtel, notamment le service restauration et house keeping.
- Anticiper les attentes des clients et proposer des attentions particulières pour dépasser leurs attentes et fidéliser leur expérience.
- Mettre en place de procédure pour les check-in et check-out, afin de rassurer un service rigoureux, - Veille à la disponibilité et à l'actualité des documents mis à disposition pour le client (emails, livres, affiches etc.)
- Traiter le suivi des réservations hôtel, résidence (logiciel ASTERIO de chez SEPTEO) et restaurants (TheFork)
-Mettre à jour des bases de données client afin de personnaliser leur séjour lors de futures visites
- Gérer le standard téléphonique et les réservations téléphoniques, emails, physiques (hôtel, restaurants, résidence)
- S'assurer de la justesse de la facturation et suivre les comptes débiteurs
- Gérer les annulations et les no-shows
- Gérer la main courante générale de l'établissement : vérifier les caisses de la réception
- Répondre aux réclamations clients, assurer le suivi des résolutions des plaintes clients et s'assurer de leur satisfaction
- Synchroniser l'opérationnel des groupes et séminaires au sein de l'établissement.
- Gérer les relations avec des prestataires extérieurs (transport, bien être, loisirs, etc.)

Optimisation du Chiffre d'affaires hébergement

- Revérifier chaque réservation et opérer les actions nécessaires pour maximiser l'occupation des chambres (sur classements, changements d'attribution, etc.)
- Contribuer à l'optimisation du remplissage de l'hôtel et la résidence (création package, promotions etc.)
- Editer les rapports de statistique et suivre les taux d'occupation et chiffre d'affaires : surveillez les tarifs, amélioration continue de la stratégie tarifaire, mise en place des actions commerciales, gestion de notre portefeuille de partenaires

Management

- Encadrer, motiver et former l'équipe de réception de 2 à 9 réceptionnistes

- Élaborer et gérer les plannings en fonction des besoins opérationnels, en assurant une couverture optimale du service.
- Créer les procédures opérationnelles nécessaires à la bonne pratique du service, soumis à la validation du Responsable Hébergement
- Participer aux recrutements des collaborateurs, apprentis et stagiaires
- S'assurer de la bonne présentation de ses équipes
- Intégrer des pratiques durables dans le service réception, notamment en réduisant les consommables papier et plastique, en optimisant les consommations énergétiques liées à l'accueil, et en sensibilisant l'équipe aux gestes écoresponsables.
- Veiller à la bonne communication entre les différents services en relayant les informations adéquates auprès des services concernés (femme de chambre, entretien, cuisine, salle, etc.)
- Remonter toutes informations/remarques à la réception et à la direction relatives à la prise en charge du client.
- Remplacement des membres de son équipe sur les shifts en cas d'urgence