Assitant Administratif H/F

Optineris Yvelines

Notre agence Optineris recrute pour l'un de ses clients un(e) Assistant(e) Administratif(ve).

En tant qu'Assistant(e) Administratif(ve), vous serez un soutien essentiel pour assurer le bon déroulement de l'activité de l'entreprise. Vous interviendrez sur un large éventail de missions quotidiennes et participerez activement à la gestion administrative de différents services.

Missions et responsabilités :

Assurer l'accueil téléphonique et la gestion du courrier entrant et sortant, tout en garantissant l'orientation des correspondances vers les bons interlocuteurs.

Réaliser le suivi et la saisie des documents administratifs : devis, factures, bons de commande, rapports et courriers divers. Gérer l'archivage physique et numérique des documents, en respectant les procédures internes de classement et de confidentialité.

Participer à la préparation des réunions : rédaction d'ordres du jour, prise de notes, mise en forme de comptes rendus. Mettre à jour les bases de données internes et assurer le suivi des dossiers clients, fournisseurs et partenaires.

Assurer divers travaux de gestion administrative, tels que la gestion des plannings, l'organisation logistique de déplacements ou de réunions, la commande de fournitures et le suivi des stocks de consommables.

Aider à la gestion des relances administratives, des échéances, et participer à diverses missions transversales selon les besoins du service. Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et familiarité avec les logiciels de gestion administrative.
Capacité à s'organiser et à gérer simultanément plusieurs tâches, en sachant prioriser les urgences.
Rigueur, sens du détail et respect des procédures établies.
Qualités relationnelles développées pour interagir efficacement avec l'équipe et les partenaires externes.
Discrétion et sens de la confidentialité obligatoires dans la gestion des informations.
Autonomie, adaptabilité et dynamisme pour s'intégrer facilement et collaborer avec différents services.