Agent d'Accueil et d'Information - Ecole Artistique Intercommunale de l'Ouest H/F

Etablissements publics locaux

Sous la responsabilité de la Responsable des Moyens Généraux, l'agent d'accueil et d'information accueille, informe, renseigne et oriente les publics lors de contacts en face à face et par téléphone.

Accueil physique et téléphonique du public
- Accueillir les visiteurs (stagiaires, élèves, groupes, intervenants, visiteurs), avec amabilité
- Gérer les appels téléphoniques : recevoir, filtrer, renseigner, transcrire les messages, et mettre en relation les correspondants
- Réorienter l'interlocuteur,
- Enregistrer l'ensemble des informations recueillies et les transmettre pour traitement selon les règles établies,
- Assurer la remontée des informations et des dysfonctionnements (faire état à la direction de tout dysfonctionnement pouvant porter préjudice à l'accueil des usagers),
- Participer à la mise en oeuvre des actions correctives et préventives.
- Assurer l'interface avec les intervenants (à leur arrivée, en cas d'absence, de retard, planification...),
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Réguler l'entrée des visiteurs et surveiller les accès.

Renseigner et orienter le public
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- Orienter vers les personnes et services compétents
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Aider à la rédiger des documents administratifs papiers ou numériques

Missions administratives
- Préparer des dossiers (copies, mise sous enveloppe, ...)
- Enregistrement et transmission du courrier aux différents services
- Tenir des registres
- Saisies sur tableaux