Secrétaire H/F

Direction de l'administration pénitentiaire - DISP TOULOUSE

L'adjoint administratif exerce ses missions au sein du siège sous la responsabilité de la DPIP du milieu fermé. Les tâches qui lui sont confiées sont des tâches d'organisation, de communication et de suivi des dossiers.

Au regard de la fonction occupée, le titulaire du poste devra effectuer :

- Accueil téléphonique du lundi au vendredi de 9h à 12 et de 14h à 16h

- Accueil et liaison avec les partenaires

- Transmission des communications aux CPIP référents, renseignement et communication d'informations générales

- Relevé du courrier interne et traitement des courriers internes et externes : arrivée et départ et gestion de la boite structurelle

- Constitution des dossiers d'insertion et de probation pour la permanence « Arrivant » et création sur APPI

- Prise en charge et suivi des mesures provenant des SAP, Juridictions, Services extérieurs / SPIP

- Consignation sur APPI de toute information ou événement sur la situation de la PPSMJ

- Gestion des sortants (saisie APPI, 741-1, transferts, archivage...)

- Préparation et gestion des CAP et des débats contradictoires

- Relation avec le greffe et copie de pièces

- Tenue des tableaux de bord (RMAP, statistiques partenaires...)

- Saisie des affectations à l'issue de la CPU « Arrivants »

- Saisie des affectations des peines aux CPIP sur GENESIS et APPI

- Réalisation de toute tâches administratives à la demande de la direction

Connaissances :
Application informatique (APPI)
Environnement administratif et juridique
Bureautique et outils collaboratif

Savoir-être :
Sens des relations humaines
Sens de l'organisation

Savoir-faire :
Prioriser
Diffuser une information