Assistant de Gestion - Service Administratif - Caisse des Ecoles de Saint Paul H/F

Etablissements publics locaux

L'assistant(e) de gestion administrative assure l'accueil, réceptionne et oriente les correspondants dans le service,
direction ou pôle souhaités. Il (elle) fournit les renseignements dans le domaine d'activité du service et assure le suivi
administratif du service.

Activités principales
- Accueil téléphonique et physique
- Réceptionner les appels : informer, orienter et renseigner les correspondants
- Effectuer les relances téléphoniques (phoning)
- Relever et transmettre les messages
- Enregistrer les demandes d'intervention des différents services
- Traitement et suivi administratif
- Enregistrer le courrier départ/arrivé : reprographier, ventiler, mettre sous enveloppe, affranchir
- Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par le service (courriers, notes, documents pour diffusion)
- Mettre à la signature
- Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
- Classer, archiver les documents
- Reprographier
- Préparer, enregistrer des bons de commande
- Enregistrer et ventiler des factures
- Traitement et suivi des dossiers spécifiques
- Préparer les dossiers spécifiques : vérifier la conformité et nombre de pièces
- Saisir et mettre en forme des documents propres à l'activité du service (bons de commande, notes de services, PV de
travaux factures...)
- Alimenter et actualiser les tableaux de bord
- Suivi administratif des personnels
- Tenir à jour les plannings de congés du service
- Transmettre pour validation hiérarchique et DRH
- Gestion et conduite de projets
- Déploiement d'une plateforme d'échange collaborative entre les écoles et la direction de d'éducation
- Projets transversaux
- Projets culturels, sportifs, environnementaux
- Gestion et suivi des commandes des écoles
- Élaboration des plannings des livraisons de commande
- Mise en place et suivi d'outils de suivi type tableaux de bords
- Commande publique
- Commandes des écoles / caisse des écoles
- Commande de rentrée des écoles
- Projet des écoles
- Classes de découvertes
- Gestion administrative
- Rédaction de compte-rendu
- Participation à des réunions de travail avec les membres de la communauté éducative
- Rédaction de courriers
- Veille juridique
- Gestion de site
- Gestion planning de réservation des salles de formation, et de réunion
- Contrôle des entrées et sorties du site
- supervision nettoyage et entretien du site