Secretaire Agence H/F Adéquat

Notre agence Adéquat Béthune recrute un(e) ASSISTANT(E) D'AGENCE F/H pour une mission en CDI (avec possibilité de période d'essai en intérim) située à Mazingarbe pour son client spécialisé en travaux publics.

Contrat 37h par semaine

Les missions du poste :
* Préparation des Appels d'Offres (AO) : En collaboration avec le responsable du Bureau d'Études (BE) et/ou le responsable de l'étude, vous aurez la charge de la tenue et de la gestion de Salesforce.
* Gestion Administrative de Chantier : Préparation des classeurs CC/Cdtx, envoi des PPSPS aux instances, gestion des OS, envoi de courriers, etc.
* Gestion de l'Agence : Rédaction des notes de service, suivi du courrier quotidien, organisation des événements (réunion trimestrielle des CC, repas de fin d'année, etc.).
* Réalisation et Impression des DICT et Arrêtés de Circulation : En lien avec le conducteur de travaux (Cdtx).
* Demandes de DC4 et Contrats de Sous-Traitance : Réalisation des demandes de DC4 (agrément de ST) et rédaction de contrats de sous-traitance en lien avec le Cdtx.
* Suivi des Paiements Directs et Avenants : Réalisation et suivi des paiements directs, réalisation des avenants en augmentation ou diminution de la masse de travaux.
* Gestion du Standard Téléphonique : Gestion quotidienne du standard téléphonique.
* Réalisation et Suivi des Devis Travaux : Réalisation et suivi des devis travaux (numéro de Salesforce).
* Gestion des Fins de Chantier : Gestion des fins de chantier au sens de la réception, de l'enquête satisfaction ainsi que des certificats de capacité.
* Gestion des Commandes Clients et Dossiers Marchés : Gestion des commandes clients (marché à bon de commande) et des dossiers marchés.
* Établissement des Factures "Client" : En lien avec le Cdtx et le Responsable de Centre de Coûts (RCC), gestion des cautions bancaires, des levées de RG au terme de la GPA.
* Gestion de la Comptabilité Fournisseur : Gestion des avoirs, contact fournisseur, en lien avec le Cdtx, le Chef de Service Projets (CSP) et le RCC.
* Compétences Informatiques : Aisance avec les outils informatiques et la bureautique (Pack Office).