Chargé Office Management - ADV H/F Witekio

Nous recherchons notre prochain(e) Chargé(e) Office Management / ADV (F/H) pour rejoindre nos équipes sur Lyon et nous accompagner dans la gestion de nos sites.

Vos missions :

Administration des ventes :

- Créer et mettre à jour les dossiers et les données des clients ;
- Créer et mettre à jour les projets et les contrats ;
- Contrôler les commandes d'achat des clients sur la base des devis émis par la société ;
- Emettre des factures et des notes de crédit en fonction de l'activité d'ingénierie et des instructions du responsable du site ;
- Envoyer les documents de vente (factures, notes de crédit ...) aux contacts principaux des clients et au département comptable ;
- Enregistrer les accords, les contrats clients et autres documents légaux de vente ;
- Gérer les achats pour les contrats et la R&D (achat, enregistrement et suivi) ;
- Gérer l'administration de la sous-traitance (création, achats, factures, entrées de contrôle) ;
- Mettre à jour des processus administratifs sur nos outils.

Gestion comptable/ support département finance

- Assurer la pré comptabilité: rapprochement des créances clients fournisseursdans l'ERP ;
- Préparation et envoi fichiers pour le paiement des notes de frais ;
- Gérer le suivi, l'édition et l'envoi de rappels pour les comptes clients ;
- Envoyer les extracts de l'ERP et les documents de vente et d'achat au département financier ;
- Contrôler l'enregistrement et l'envoi des reçus et factures à la comptabilité.

Office Management :

- Contrôler la soumission des feuilles de temps de tous les employés dans les délais impartis ;
- Valider et contrôler les frais de déplacements des employés ;
- Gérer l'envoi des colis ;
- Participer aux inventaires liés à l'audit deux fois par an.

Profil Recherché:

- Posséder une première expérience avec un ERP ;
- Avez une prémière expérience sur un poste similaire, idéalement en société de service ;
- Avoir un très bon niveau d'anglais ;
- Posséder des connaissances en administration et avoir des bases juridiques ;
- Être organisé(e) et capable de gérer plusieurs tâches en même temps ;
- Etre proactif.ve et force de proposition

Pourquoi rejoindre Witekio ?

- Une culture technique forte, avec des équipes multidisciplinaires et des projets variés.
- Un environnement collaboratif et bienveillant, où l'on valorise la curiosité, le partage de connaissances et l'autonomie.
- Une passion pour l'innovation : on aime les défis technologiques, les produits intelligents et les solutions sur-mesure.
- Desprojets concrets et impactants
- Un bonéquilibre vie pro / vie perso

Processus de recrutement

- 1 premier échange téléphonique avec Yannick côté recrutement
- 1 échange avec Marion, notre Sales Administrative Manager
- 1 dernier échange avec Anthony, notre VP Engineering

Nous garantissons l'accessibilité de l'ensemble de nos opportunités professionnelles aux personnes en situation de handicap