Responsable Pôle Administratif H/F

Regie Vallee du Lot

Dans le respect des orientations du Conseil d'administration et sous la hiérarchie du Directeur de la Régie, le/la Responsable du pôle Administratif facilite le bon fonctionnement de la régie en garantissant la fiabilité et la fluidité des processus administratifs, comptables et financiers.
Vous pilotez et faites évoluer les outils et pratiques du pôle, coordonnez les missions RH, comptables et de gestion courante, dans une logique de rigueur, de service et de soutien aux autres pôles.
Liaisons principales :
Interne Personnel du pôle, Direction de la Régie, Conseil d'administration, pôle administratif
Externe Cabinet comptable service expertise, social, donneurs d'ordre, fournisseurs, parties prenantes gestion RH

Vos missions :
--> Pilotage du pôle administratif
- Assurer avec responsabilité et dans le respect de la délégation de pouvoir accordée la gestion administrative et financière de la Régie.
- Organiser et suivre les activités administratives quotidiennes (RH, comptabilité, gestion courante).
- Structurer et faire évoluer les outils, procédures et supports de travail.
- Garantir la qualité et la fiabilité des données produites dans les délais attendus.
- Assurer, en alignement et relais des encadrants et de la Direction, l'interface avec les salariés de la régie sur les questions administratives et sociales.
- Consolider des données fiables à destination de l'expert-comptable et prestataire paie.
- Suivre la mise en oeuvre des recommandations comptables et fiscales.

--> Gestion financière
- Participer, en lien avec la commission financière et le Directeur, à la construction du budget prévisionnel de fonctionnement et d'investissement de la Régie.
- Assurer le suivi des différents budgets analytiques et informer régulièrement la Direction de leur état d'exécution et/ou sur demande le bureau de l'association.
- Participer à l'élaboration des réunions des instances politiques de l'association (bureaux, conseils d'administration et assemblées générales) et y participez à la demande du Président ou de la Direction.
- Travailler en étroite collaboration avec le cabinet d'expertise comptable et le commissaire aux comptes.

--> Facilitation de la gestion interne et soutien à la gouvernance et à la Direction
- Fournir dans les délais attendus des éléments fiables pour l'aide à la décision.
- Contribuer à la lisibilité des indicateurs et tableaux de bord.
- Être force de proposition et participer à l'amélioration continue des pratiques de gestion.

--> Gestion du personnel / Management d'équipe
- Organiser l'intégration, l'accompagnement et la formation de ses collaborateurs et s'assurer que les moyens sont mis en oeuvre pour l'acquisition des compétences nécessaires, le contrôle de ces compétences.
- Organiser les plannings de l'équipe pour assurer la continuité de service et la bonne répartition de la charge de travail.
- Appliquer et faire appliquer la règlementation sociale applicable (droit du travail, Convention Collective des Régies de Quartier, accords et décisions internes) dans le cadre de son périmètre d'action et délégation et faire remonter toute problématique au Directeur au support fonctionnel en place.

--> Intervenir en qualité de membre du COMITE DE DIRECTION de la Régie
- Participer activement à la conduite de projets stratégiques et de structuration de la Régie.
- Prendre part de manière effective aux arbitrages budgétaires, RH ou organisationnels dans une logique de responsabilité partagée.
- Porter et expliquer les décisions de l'association et du CODIR auprès des équipes en respectant les principes de confidentialité, de loyauté et de solidarité dans les décisions ...