Assistante Administratif H/F Sopromec-Gibellino - Aix en Provence

1. Gestion administrative courante

- Accueil physique et téléphonique des clients, fournisseurs et visiteurs
- Réception, tri et distribution du courrier (papier et électronique)
- Rédaction, mise en forme et envoi de courriers, mails, comptes rendus et notes internes
- Classement, archivage et mise à jour des dossiers administratifs
- Gestion des fournitures de bureau et des commandes administratives
- Suivi et mise à jour des documents administratifs obligatoires (assurances, licences, contrats, etc.)

2. Assistance à la direction

- Gestion des déplacements professionnels (réservations transport, hébergement, notes de frais)
- Interface entre la direction, les collaborateurs et les partenaires extérieurs
- Suivi des décisions de la direction et relance des actions à mener

3. Gestion comptable et financière de base

- Suivi et saisie des factures clients/fournisseurs
- Vérification et pointage des bons de commande, bons de livraison et factures
- Relance des règlements clients, suivi des encaissements et paiements
- Préparation des éléments pour le cabinet comptable (notes de frais, tableaux de bord, justificatifs)
- Suivi des budgets administratifs et des dépenses courantes

4. Ressources humaines et vie de l'entreprise

- Gestion administrative du personnel : absences, congés, visites médicales
- Préparation des éléments variables de paie (heures, primes, absences, etc.)
- Accueil et intégration des nouveaux collaborateurs
- Mise à jour des dossiers salariés et du registre du personnel
- Participation à la communication interne (notes, affichages, événements d'entreprise)

5. Suivi qualité / démarches internes (ISO 9001)

- Participation à la mise à jour et suivi des documents qualité
- Participation à la rédaction et diffusion des procédures internes
- Participation à la préparation des audits qualité et suivi des actions correctives
- Appui administratif dans la mise en oeuvre du système qualité

6. Communication et support administratif externe

- Gestion de la relation avec les prestataires externes (maintenance, communication, assurances, etc.)