Secrétaire de DirectionK-Oi - Dir H/F

Direction Générale de l'Aviation Civile (DGAC)

Sous l'autorité hiérarchique de la Cheffe du SNA/OI

Assistance pour la Direction
- Assure la gestion du courrier arrivée et sa diffusion
- Assure la gestion du courrier départ et son classement
- Gère l'agenda du chef de service
- Saisit, met en forme et valorise les supports écrits (courriers, comptes-rendus)
- Assure la diffusion et l'archivage de la documentation, des notes et des plannings, participe à leur mise à jour
- Assure la gestion de l'annuaire, de l'organigramme et du trombinoscope du SNA/OI
- Prépare et présente à la signature de la cheffe du SNA/OI le tableau de service hebdomadaire et en assure la diffusion
- Assure l'accueil téléphonique de la Direction
- Assure la gestion de la presse écrite papier et électronique
- Réalise une mini-revue de presse aéronautique à partir des journaux locaux et la diffuse à la Direction
- Organise les réunions à la demande du chef du SNA
- Participe à la préparation de dossiers en liaison avec les unités concernées (réunions, séminaires, formations locales)

Contribution au SMI de la DSNA
- Organise les revues de processus pilotées par la direction (m1, m2, s1, s2 et s3)
- Recueille en coordination avec le RSMI les élèments nécessaires aux revues de processus pilotées par la direction et en rédige les comptes-rendus
- Participe aux réunions de direction du SNA/OI.

Assistance administrative aux agents
- Accueil et oriente les visiteurs : public, prestataires de service
- Participe à l'accueil des nouveaux arrivants et à la gestion des départs des agents
- Réceptionne et enregistre les documents d'aptitude médicale des contrôleurs
- Transmet au SIR les documents de type RH

Soutien logistique
- Assure la gestion des fournitures de bureau
- Suit l'entretien du télécopieur du BRIA et en assure l'approvisionnement en consommables
- Effectue les demandes d'achats et les services faits (eau, fournitures)
- Gère les demandes d'habilitation préfectorale et les badges des nouveaux arrivants et des renouvellements
- Assure la mise à jour de l'annuaire téléphonique, de l'organigramme du service et du trombinoscope