Assistant de Direction - Mairie de Roubaix H/F

Communes

L'assistant de direction (H/F) aide le.a Directeur.trice Général.e en organisant pratiquement et en optimisant ses journées qu'il soit présent au bureau ou en déplacement. Prépare au maximum les dossiers de manière à ce qu'il dispose de toutes les informations dont il aurait besoin pendant ces rendez-vous ou réunions. Joue l'interface auprès des divers interlocuteurs.
Le métier se caractérise par une relation personnalisée avec le DG. Il s'exerce dans un climat de confiance où la communication doit être permanente et maîtrisée.

En son absence, compte tenu du statut du cadre, elle doit assurer un relai continu en diffusant ou en centralisant par ordre d'importance toutes les demandes le concernant.
L'assistant de direction gère pleinement son agenda pouvant décider de prendre et de déplacer des réunions ou rendez-vous. Il prend en charge en cherchant à optimiser, la logistique des déplacements (ordre de mission, choix des horaires, des itinéraires, des hébergements ...)

Une bonne connaissance des priorités définies par le DG lui permet de déterminer le degré d'urgence de certaines sollicitations et d'anticiper sur les dispositions à prendre au niveau de la préparation de dossiers notamment.
La capacité d'organisation est essentielle dans ce métier, vu le nombre de demandes réceptionnées.
L'assistant de direction agit selon un jugement des situations qui lui permet de déterminer le degré de confidentialité à respecter.

Il ou elle réalise :

- Sélection es appels téléphoniques
- Prise et hiérarchisation des rendez-vous, des réunions.
- Rationalisation permanente du planning
- Rédaction de compte-rendu des messages téléphoniques ou courriels
- Edition d'e-mail important nécessitant une réponse immédiate
- Traitement de certains courriels adressés au DG
- Organisation de réunions de direction, de service...
- Consignation des informations dans un dossier existant ou à ouvrir
- Recueil de pièces complémentaires ou sélection de pièces utiles
- Rédaction de courriers, courriels et compte-rendu de réunions
- Mise en forme de courriers, rapports...
- Recherche d'informations
- Vérification des dossiers et organisation du classement
- Tenue d'un échéancier pour les documents nécessaires aux journées du DG
- Mise en place de points réguliers avec les élus, les autres Directeurs Généraux, les Directeurs, etc
- Gestion administrative : horaires variables, absences ...
- Organisation des déplacements : salon, séminaire...