Assistant Administratif H/F Sinclair Ressources

Vos missions sont :

Missions principales:

1. Suivi et relance des agences sur les actions en cours (préventif, correctif, devis en attente)

Effectuer les relances selon un tableau de suivi préétabli et assurer sa mise à jour.

Suivre les relances clients afin de s'assurer que les agences ont bien apporté un retour.

Organiser et animer des points réguliers en visioconférence avec les interlocuteurs concernés.

Centraliser et structurer les données liées aux suivis.

2. Édition et préparation des rapports d'activité

Maîtrise souhaitée de Google Sheets et Google Docs.

Aide à la préparation et à la mise en forme des rapports d'activité.

Relances auprès des agences pour la clôture des actions préventives et correctives (et justification en cas de retard).

Centralisation des faits marquants et autres éléments nécessaires à l'édition des rapports.

3. Suivi et gestion documentaire (administratif, sécurité, réglementaire)

Vérifier la présence ou l'absence des DTA (Dossier Technique Amiante) pour chaque site.

Centraliser et établir un état des PDP (Plans de Prévention) signés et des contrats associés.

Centraliser les plannings des commissions de sécurité.

Mettre à disposition les rapports d'activité sur le portail client.

4. Suivi des indicateurs et reporting

Mettre à jour les indicateurs de performance de manière bimensuelle.

Réaliser des points réguliers avec les secteurs identifiés comme à risque.