Assistant de Direction - Services Associatifs H/F

Office D'hygiene Sociale de Lorraine

Vous serez en binôme avec une autre assistante de direction dans le même bureau ; alternance des prises de congés pour assurer la continuité des activités.

Répartition horaire à définir au moment de l'embauche mais présence obligatoire les mercredis.

Prise de poste dès que possible.

Vous aurez pour missions principales :

* Accueillir le public, fournisseurs, visiteurs, les orienter, prendre les messages et fixer les rendez-vous des directeurs de l'Association
* Effectuer le tri, la distribution, l'affranchissement, l'enregistrement du courrier et la gestion des messages électroniques
* Saisir et mettre en forme des documents, les transmettre et les classer
* Suivre les dossiers des assurances pour tout le périmètre OHS, en appui à la direction Financière (assurance RC + flotte de véhicules)
* Suivre les travaux du siège, assurer l'accompagnement des interventions de contrôle des installations (électrique, incendie, dératisation etc.)
* Assurer la coordination avec les services centraux des Ressources Humaines, services Financiers et Qualité : secrétariat, saisie de données, tableaux, reporting, facturation, participation à la démarche qualité
* Assurer l'organisation logistique des formations du périmètre du siège : suivi des tableaux des inscriptions, réservation de salle et de repas
* Assurer la réservation des véhicules OHS pour les déplacements des responsables de service ainsi que les réservations de salle de réunion
* Organiser les évènements divers
* Participation aux réunions de l'établissement et élaboration de compte rendu

* Etre titulaire au minimum d'un Bac +2 (BTS) dans le domaine administratif ou expérience équivalente.
* Posséder de très bonnes qualités rédactionnelles
* Maitriser les outils informatiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook
* Avoir une connaissance de l'environnement de l'établissement (partenaires, fournisseurs, public, .)
* Savoir accueillir, gérer un planning
* Avoir des aptitudes à un travail partenarial dans le cadre d'une équipe pluridisciplinaire et faire preuve d'initiative dans l'organisation du travail
* Faire preuve de rigueur, d'organisation, de réactivité, d'initiative, de confidentialité et de discrétion