Gestionnaire Administratif H/F IMC

En tant que Gestionnaire Administrative (H/F), votre rôle principal est de garantir la bonne gestion administrative des écoles du groupe présentes en Lorraine. Vous assurez le suivi complet des contrats d'apprentissage, de la préparation jusqu'au solde final, en veillant au respect des obligations légales et réglementaires. Vous êtes également l'interlocuteur privilégié des OPCO et des entreprises partenaires, vous jouez un rôle clé dans la transmission, le suivi et la facturation des dossiers de financement.

Vous avez également la charge de la gestion des frais de scolarité des étudiants en formation initiale : facturation, prélèvements automatiques, suivi des échéanciers et relances. Vous contribuez à l'organisation administrative de l'école par le classement et l'archivage des pièces.

Enfin, vous apportez un soutien transversal aux équipes, favorisant le bon fonctionnement global du service administratif, comptable et pédagogique. Au coeur de la relation École - Étudiant - Entreprise, vous garantissez fluidité, rigueur et qualité dans le suivi des dossiers.

Concrètement, vous serez amené(e) à effectuer les tâches suivantes :

1. Gestion administrative des contrats des étudiants

- Préparer les contrats et conventions, suivre et mettre à jour les dossiers administratifs.
- Gérer l'ensemble du cycle des contrats : de la signature à la rupture, puis jusqu'au solde final.
- Être l'interlocuteur des entreprises partenaires et OPCO.
- Veiller au respect des obligations légales et des délais réglementaires.

2. Relation avec les OPCO et financements

- Transmettre les dossiers de financement aux OPCO et en assurer le suivi.
- Établir et suivre la facturation auprès des OPCO.
- Assurer le suivi du paiement et des relances
- Maintenir un contact régulier avec les conseillers OPCO.

3. Suivi des frais de scolarité des étudiants en formation initiale

- Facturer, mettre en place et assurer le suivi des prélèvements automatiques.
- Suivre les échéanciers de paiement des frais de scolarité.
- Suivre les rejets de prélèvements et relancer les étudiants concernés.

4. Gestion administrative et support transversal

- Assurer la réception, le tri, la distribution et l'envoi du courrier, en tant qu'interlocuteur principal des services postaux.
- Assurer le classement et l'archivage des pièces administratives.
- Apporter un soutien ponctuel aux collègues en fonction des besoins (accueil, gestion de dossiers, appui organisationnel)
- Contribuer activement au bon fonctionnement global du service administratif et financier.