Hôte d'Accueil H/F

Randstad

Le réceptionnaire (H/F) accueille le client et réalise les activités visant le déclenchement du processus de prise en charge du véhicule.
Le réceptionnaire (H/F) met tout en oeuvre pour satisfaire pleinement les clients qui lui sont confiés et contribue activement au bon déroulement de l'activité d'une plateforme de réparation. Il (elle) travaille sous le contrôle de son responsable et collabore étroitement avec l'ensemble de l'équipe PDR-Team (personnel back office, coordinateur, techniciens.). Il (elle) est la première image que les clients ont de l'entreprise.

Journées expertises :
- La veille préparer le listing des expertises du lendemain
- Accueillir les experts et les assurés (proposer un café/thé ou rafraichissement...)
- Constituer et mettre à jour les informations des assurés
- Informer les assurés sur la procédure et le déroulement des réparations à venir
- Mettre à jour le statut dans le logiciel interne si le sociétaire n'est pas venu, si VEI, si dépréciation esthétique...

MISSION 2 : RENDEZ-VOUS DE REPARATION
- Planifier les rendez-vous de réparation après chaque expertise
- Appeler les clients 15 jours avant la date de rendez-vous pour confirmer le rendez-vous
- Préparer les dossiers de réparations la semaine précédant le rendez-vous (vérifier la réception des rapports d'expertise, le statut des commandes de pièces, les informations sur le montant de la franchise.)

MISSION 3 : RÉCEPTIONNER ET RESTITUER LES VÉHICULES CLIENTS
- Accueillir les assurés et réaliser un état des lieux de leurs véhicules (sur le schéma et prise de photo intérieur et extérieur du véhicule ne pas oublier les consoles intérieures ainsi que le compteur)
- Réaliser un état des lieux des véhicules de prêt (photos et schéma)
- Renseigner et faire signer les documents rattachés à la réparation (ordre de réparation,fiche de réception, contrat de prêt.)
- S'assurer du transfert d'assurance
- Lors de la restitution réaliser de nouveau les différents états des lieux des véhicules (prêt et client)
- Encaisser les franchises et les enregistrer dans le logiciel interne (prise de photo)

MISSION 4 : SUIVRE LES DOSSIERS
- Suivre l'avancement des dossiers et mettre à jour les informations et documents via les logiciels interne et externe
- Participer au suivi des réparations
- Faire les demandes ou s'assurer que les demandes de modification de rapport sont faites
- Tenir informé les assurés du déroulement des réparations (avancement, délais, .)
- Contacter les assurés et les relancer
- Contacter les cabinets d'expertises et les relancer