Assistant Administratif·ive - Direction Sqe H/F EUROPORTE

L'Assistant(e) Administratif(ive) (H/F) exécute les demandes de sa hiérarchie et anticipe ses besoins en optimisant l'organisation et la communication de l'information au sein de la Direction SQE et avec les autres Directions / Régions.

Missions principales :

Gestion des habilitations :

- Edition et envoi des documents d'habilitation aux opérateurs jusqu'à la mise en place de Rail Cube
- Renommage et classement des documents d'habilitation des opérateurs dans les dossiers sous ADHOC
- Gestion des demandes de rdv de visite d'aptitude médicale et psychologique ferroviaire
- Planification des rendez-vous
- Demande de rendez-vous
- Envoi des convocations
- Suivi de la facturation
- Mise à jour des données des conducteurs de train sur le Registre National des Licences
- Préparation et transmission des dossiers de demande et renouvellement des licences européenne de conducteur de train
- Saisie de données dans le registre des habilitations sous couvert des personnes habilitées
- Gestion des formations électriques et risques ferroviaires
- Gestion des sorties des effectifs des agents
- Archive dossier informatique et papier
- Envoi des documents d'habilitations aux opérateurs
- Mise à jour du fichier de suivi

Gestion documentaire (Direction SQE) :

- Gestion des stocks de documentation imprimée
- Envoi de documentation imprimée en région
- Diffusion de documents aux opérateurs dans l'outil dédié
- Vérification de la mise en forme des documents
- Relance périodique des tâches non acquittées (revue documentaire, validation en souffrance)

Support au pilotage du Système de Management Intégré :

- Mise en forme de documents
- Gestion de l'affichage SQE dématérialisé

Gestion administrative de la Direction SQE :

- Réalisation de compte-rendu de réunion
- Préparation de courrier
- Préparation de support de présentation
- Gestion des commandes
- Organisation des réunions et séminaires (réservation de salle...)

La liste des missions énoncées ci-dessus n'est pas exhaustive. Elle pourra évoluer en fonction des besoins du service et des opportunités.