Secrétaire Administratif - Secrétaire Administrative H/F

Opej Baron Edmond de Rothschild

Implanté à Sarcelles (95) depuis 2011, le SAFEJ (Service d'Accueil Familial Éducatif de Jour) est un dispositif de protection de l'enfance, de prévention au placement et/ou de soutien à la parentalité. Il propose quotidiennement un accompagnement familial et un suivi éducatif auprès d'enfants de 2 à 18 ans et de leurs parents. Le service accueille des familles rencontrant des difficultés éducatives, psychologiques et/ou sociales.
Service : Accueil de jour familles/enfants
Rattachement hiérarchique : Directeur / Responsable de service
Statut : Employé administratif
Type de contrat : CDI
Lieu de travail : Sarcelles - Val d'Oise
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1. Finalité du poste
Assurer le bon fonctionnement administratif du service d'accueil de jour, garantir l'accueil et l'orientation des familles, et contribuer à la coordination entre les différents professionnels et partenaires.
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2. Missions principales
A. Accueil et orientation du public
- Accueillir, informer et orienter les familles et les enfants se présentant sur le site (en présentiel, par téléphone ou par mail).
- Créer une atmosphère bienveillante et respectueuse, adaptée à des publics parfois en difficulté sociale et/ou émotionnelle.
- Identifier les besoins urgents et orienter vers les professionnels compétents au sein de l'équipe (éducateurs, psychologues, travailleurs sociaux.).
- Assurer la confidentialité et la discrétion professionnelle.
B. Gestion administrative du service
- Tenir à jour les dossiers administratifs des familles (création, suivi, archivage).
- Saisir et mettre à jour les bases de données internes (Pack Office, Google Drive, logiciel web de gestion de dossier unique de l'usager).
- Participation aux réunions de synthèse et d'équipe éducative, rédaction des comptes-rendus.
- Rédiger des courriers, comptes rendus, convocations et notes administratives.
- Participer à la mise à jour des documents d'accueil (Règlement intérieur, livret d'accueil, affichage).
C. Appui logistique et communication interne
- Préparer les supports (Bilan annuel, rapport d'activité.).
- Assurer la diffusion interne des informations.
- Participer à l'organisation d'événements du service (Journées portes ouvertes, ateliers parents-enfants, réunions d'information.).
D. Suivi budgétaire et gestion courante
- Aider au suivi des dépenses (Commandes de fournitures, répertorier les factures).
- Assurer le lien avec le service comptable ou la direction pour les validations administratives.
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3. Compétences requises
Savoirs :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, logiciels internes).
- Avoir des notions sur la protection de l'enfance et le secret professionnel.
Savoir-faire :
- Accueillir avec bienveillance des publics vulnérables.
- Gérer plusieurs tâches simultanément.
- Organiser efficacement les flux administratifs et la circulation d'informations.
- Communiquer clairement à l'oral et à l'écrit.
Savoir-être :
- Empathie, patience et sens du service public.
- Rigueur, discrétion, respect de la confidentialité.
- Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire.
- Adaptabilité face à des situations parfois imprévues.
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4. Formation et expérience
- Niveau requis : BEP Métiers du secrétariat, Bac pro secrétaire ou équivalent, BTS ou DUT.
- Expérience souhaitée.
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5. Conditions d'exercice
- Horaires : 35h hebdomadaire, du lundi au vendredi selon les horaires d'ouverture du service.
- Salaire : Rémunération selon la Convention collective du 15 mars 66, prime Laforcade (Ségur), primes annuelles, tickets restaurant, attributions sociales CSE.
- Congés : 25 jours de congés payés, 9 jours de congés trimestriels + jours d'ancienneté.
- Lieu de travail : Accueil physique sur site.