Assistant Administratif et Financier H/F Jubil Intérim

1/ Description des fonctions :
Sous la responsabilité du chef de département 2IA, l'assistant administratif ou l'assistante administrative du département 2IA (Informatique et Intelligence Artificielle) est en charge des tâches administratives, financières et organisationnelles liées au département.

Suivi des élèves
Gestion des résultats scolaires des étudiants en cursus généraliste et collaboration avec la Direction des Formations à ce sujet ;
Assistance et suivi des étudiants qui partent à l'étranger, en collaboration avec la DAI (Direction de l'Action Internationale) ainsi que l'accueil et l'accompagnement des étudiants étrangers.
Organisation des enseignements
Le contenu des modules est assuré par le responsable de département et les responsables d'options, mais les aspects pratiques de l'organisation sont assurés par la personne en charge de l'assistance administrative ;
Planification, réservation de salles ;
Suivi des chargés de cours : création de leur dossier de vacation, suivi administratif de leur dossier jusqu'à leur rémunération. La personne recrutée sera l'intermédiaire pour l'impression de supports de cours ou sujets d'examens et s'assure la mise à disposition des équipements techniques dans les salles d'enseignement.
Gestion financière
Soutien à la responsable de département pour les aspects budgétaires. En particulier la gestion des déplacements, des frais de cantine et les commandes.

2/ Processus et procédures auxquels l'agent contribue

Pour le suivi des élèves :
Collecte des notes auprès des enseignants et enregistrement sur Cybernotes/Side
Suivi des absences (Excel)
Suivi des projets (Missions R&D, Etudes techniques) et des stages (2A, PFE) (Excel)
Configuration de Campus (technologie Moodle)
Pour les vacataires :
Création et suivi de leur dossier dans le logiciel Chargés de cours
Remboursement des frais de mission
Pour les aspects logistiques
Saisie des emplois du temps sur Cybema
Export des plannings Cybema
Export des feuilles de présence sur Campus
Pour le budget :
Saisie des dépenses relatives au Département : Sirepa (bon de commande, service fait)