Responsable Gestion Administrative des Dossiers H/F

Ecole Gustave

Rôle

Le/la Responsable Gestion Administrative des dossiers assure le suivi des étapes clés du Back-Office (mise en place des financements, récupération des contrats, réalisation et collecte des bilans, etc).

Il/elle travaille sous la responsabilité du Directrice Nationale Back-Office et contribue à l'efficacité du service Back-Office.

Missions principales

1. Création et gestion des promotions

- Saisie et mise à jour des promotions sur les outils dédiés (CARIF OREF, Airtable).
- Coordination de la création des sessions de formation, en lien avec les équipes pédagogiques et administratives.
- Veille au respect des délais de publication des promotions sur les plateformes.

2. Suivi des campagnes Poursuite d'étude et Reconversion

- Suivi et analyse des indicateurs liés aux campagnes.
- Préparation des rapports chiffrés à présenter lors des points réguliers avec sa N+1.
- Signalement des blocages ou dossiers en difficulté, avec proposition de solutions.
- Assurer un lien étroit avec les acteurs extérieurs tels que France Travail.

3. Management d'équipe

- Encadrement et animation de l'équipe opérationnelle du pôle.
- Transmission claire des consignes et des priorités : garantir la bonne compréhension et l'application des process.
- Veille à la motivation de l'équipe, tout en assurant la cohésion et la répartition équitable des missions.
- Aide sur les blocages et dossiers en difficulté, avec proposition de solutions.

Conditions :

- Poste en CDI, 39h/semaine
- Rémunération : entre 35k et 50k selon profil
- Carte ticket resto Swille (11€ par jour)
- 50 % des transports remboursés
- 50 % mutuelle remboursée
- Poste à pourvoir dès que possible

Profil recherché :

- Expérience confirmée dans le management d'équipe (minimum 5 personnes) : posture professionnelle, bienveillante mais ferme.
- Expérience confirmé dans un organisme de formation, dans un OPCO, ou en tant que RRH
- Appétence pour le travail en lien avec les politiques de l'emploi et les organismes partenaires
- Esprit d'équipe, rigueur, autonomie, et sens des responsabilités.
- Connaissance des outils informatiques.
- Maîtrise du suivi de projets et des indicateurs de performance.
- Capacité à encadrer, motiver et structurer une équipe.
- Excellentes compétences en communication, à l'écrit comme à l'oral.

Notre groupe est présent dans 10 villes en France, avec 250 collaborateurs en tout répartis entre deux écoles :

- L'École Gustave, spécialisée dans les métiers techniques et du bâtiment.

- Rocket School, dédiée aux métiers du business et du numérique.

Notre mission est de former et d'accompagner les talents pour répondre aux besoins du marché du travail. Après une première phase de croissance rapide, nous entrons dans une deuxième étape de notre développement : la phase de structuration.