Assistant - Assistante de Direction H/F

Instit Regional Federatif du Cancer

Sous la responsabilité hiérarchique de la Coordonnatrice Administrative et Financière et en lien étroit avec l'équipe de coordination et les partenaires internes et externes, vous assurerez le soutien administratif, logistique et organisationnel de l'IRFC.
Vous jouerez un rôle clé dans la bonne circulation de l'information, le suivi des activités et le pilotage administratif des projets.

Appui administratif, logistique et financier
- Assurer la gestion, la planification et l'organisation des réunions, déplacements et rendez-vous.
- Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, comptes rendus, notes et rapports.
- Gérer les appels, courriels et demandes entrantes en hiérarchisant les priorités.
- Assurer la logistique des instances (réservations salle, convocations, gestion de la visio, élaboration des comptes rendus, diffusion de documents).
- Participer à la gestion administrative et comptable courante :
o Suivi et classement des conventions (partenariats, financements, prestations).
o Saisie et suivi des notes de frais et des factures dans le logiciel comptable.
o Suivi des devis et règlements.
o Collaboration étroite avec la coordonnatrice administrative et financière pour le suivi et la traçabilité comptable.
- Participer à l'élaboration, la rédaction et à la mise à jour des documents institutionnels (conventions, procédures, pochettes patient, listings des professionnels et partenaires).
- Soutenir l'équipe de coordination dans la mise en oeuvre et le suivi administratif des projets.

Communication et interface
- Faciliter la circulation de l'information entre la cellule de coordination, les établissements membres et les partenaires extérieurs
- Contribuer à la mise à jour des supports de communication interne et externe (réseaux sociaux, site internet, documents institutionnels).
- Participer à la valorisation des actions et projets de l'IRFC.

Contribution au fonctionnement général
- Participer à la préparation et au suivi du rapport d'activité annuel.
- Tenir à jour les procédures internes et documents de référence.
- Être force de proposition pour améliorer les outils et méthodes de travail.
Contribution à certains projets
- Mettre à jour le planning des médecins dans le logiciel ONCOTEL (formation en interne).
- Tenir à jour l' annuaire des professionnels et les procédures dans le logiciel ONCOTEL(formation en interne).
- Assurer la gestion, la planification et l'organisation logistiques des séances du Diplôme Universitaire de cancérologie en lien avec les responsables médicaux et l'UFR Santé - Université Marie et Louis Pasteur.
- Mettre à jour le planning du centre capillaire
Profil souhaité
Expériences
- Expérience souhaitée dans un poste d'assistance de direction, de gestion administrative ou de coordination.
- Expérience dans la gestion de conventions et le suivi comptable souhaitée.
- Expérience en environnement hospitalier, associatif ou institutionnel appréciée.
- Une expérience dans le suivi de projets serait un atout.
Compétences
- Maîtrise du pack Office, des outils de visioconférence et de bureautique collaborative.
- Bonne connaissance des outils comptables et capacité à assurer la saisie de factures.
- Excellente expression écrite et orale.
- Sens de l'organisation, gestion des priorités, respect des délais.
- Rédaction, synthèse et mise en forme de documents professionnels.
- Capacité à travailler en équipe et en transversalité.
- Discrétion, confidentialité et sens du service public.
Savoir-être professionnels
- Rigueur, autonomie, sens de l'anticipation.
- Aisance relationnelle et diplomatie.
- Réactivité, adaptabilité et disponibilité.
- Esprit d'équipe et sens de la coopération.