Chargé du Courrier - Commune de Gosier H/F

Fonction publique Territoriale

Sous la responsabilité du responsable de la relation usager, l'agent a en charge, principalement, la gestion du courrier (arrivé et départ) au sein de la collectivité. Il assure l'enregistrement et la diffusion sur le logiciel dédié conformément aux consignes de la Direction Générale des Services. L'agent effectue toutes recherches de courrier sur demande et peut-être amené à effectuer des missions d'accueil physique (mairie ou pôle) en cas d'absence d'un agent chargé de l'accueil.

Assure la gestion du courrier arrivé :
Réceptionne le courrier arrivé par le Secrétariat Général pour diffusion aux agents
Assure l'enregistrement sur Post Office Intranet (POI) des courriers arrivés en les diffusant suivant les consignes de la Direction Générale des Services
Numérise les courriers et leurs pièces jointes le cas échéant
Enregistre les mails arrivés sur POI : mails des administrés, acteurs publics communaux (directeurs d'écoles, associations, acteurs du dialogue social), acteurs publics hors commune.
Effectue des recherches de courriers sur demande de la hiérarchie
Relève le courrier de la boîte aux lettres extérieure pour transmission secrétariat DGS

Assure la gestion courrier départ :
Assure l'enregistrement sur POI des courriers (attribution automatique d'une numérotation chrono)
Effectue la corrélation sur POI avec le courrier initial
Effectue des recherches de courriers sur demande de la hiérarchie
Procéder à l'affranchissement des courriers (lettre simple & lettre recommandée avec AR)
Contrôle le départ effectif

Participe à la veille "risques engageant pour la collectivité" :
Alerte sur les courriers sensibles
S'assure du respect des procédures en vigueur
Alimente les tableaux de bords mis en place par la direction

Participe aux actions/compétences de la direction relation usager (DRU) :
Contribue aux installations d'habillage thématique des accueils (Carnaval, journée mondiale des droits des femmes, Pâques, grandes vacances, Octobre Rose, Blue Movember, lutte contre les violences faites aux femmes, Noël...)
Propose des idées d'habillage thématiques
Assure la réservation de salles ou bureau gérés par la DRU