Assistant de Direction - Vallée Sud - Grand Paris T2 H/F

Structures de coopération territoriale

Limitrophe au sud de Paris, l'Établissement Public Territorial Vallée Sud Grand Paris rassemble 11 communes (Antony, Bagneux, Bourg-la-Reine, Châtenay-Malabry, Châtillon, Clamart, Fontenay-aux-Roses, Malakoff, Montrouge, Le Plessis-Robinson - Sceaux) représentant plus de 400 000 habitants.

Vallée Sud - Grand Paris est engagé autour d'un projet fédérateur axé sur la protection du cadre de vie, la création et l'innovation.

Vallée Sud - Grand Paris recherche par la voie statutaire, et à défaut contractuelle, sa ou son :

Assistant(e) de direction - Direction générale adjointe ressources
(cadre d'emplois des adjoints administratifs ou rédacteurs territoriaux)

Assurer l'assistance du directeur général adjoint
assurer les accueils physiques et téléphoniques (comprendre les demandes et évaluer les urgences, renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent)
organiser l'agenda et la prise des rendez-vous en fonction des priorités et échéances
organiser des réunions (réserver des salles et le matériel adéquat, préparer les dossiers, les convocations, accueillir les participants, prise de note le cas échéant)
rappeler les informations importantes et transmettre les messages laissés à son intention
préparer et/ou mettre en forme des courriers
organiser les déplacements
Coordonner l'action administrative
s'assurer de la bonne répartition des courriers "arrivés" et des factures
assurer la relecture et le suivi du circuit du courrier "départ" (gestion dans le progiciel Elise et des parapheurs)
être l'interlocuteur(trice) privilégié(e) des services auprès de la DGS et du Cabinet
veiller au respect des délais pour la présentation des délibération et à la validation de celles-ci par la chaîne hiérarchique
Suppléer aux autres assistantes sur les tâches urgentes en cas d'absence