Assistant - Assistante de Gestion Administrative H/F

Mairie

Missions et responsabilités (activités principales, degré d'autonomie, initiatives)

Sous la responsabilité hiérarchique du responsable EEJSAC

- Assiste le responsable de service et les responsables de secteur dans l'élaboration et le suivi des marchés publics et commandes liées au service EEJSAC.

- Assiste le responsable de service au recueil et suivi des éléments administratifs et comptables nécessaires à l'élaboration et la liquidation des dossiers de demandes de financement.

- Assiste le responsable de service et le secrétariat dans le suivi des contrats des animateurs de la Caisse des écoles et de la Ville sous couvert du service Ressources.

- Participation aux opérations de facturation des activités péri et extrascolaires.

- Suivi et mise en forme de différents dossiers administratifs

- Réalisation de travaux bureautiques

- Accueil occasionnel du public

- Suppléance de la régie de recettes de la Caisse des Écoles : encaissement des recettes réglées par les usagers de la collectivité, versement et justification des sommes encaissées auprès du comptable public, gestion des impayés, tenue comptable de la régie de recettes, tenue des documents réglementaires nécessaires au suivi de la régie

- Polyvalent et autonome dans ses tâches quotidiennes en rendant compte à la hiérarchie.

Technicité du poste (savoir-faire)

- Prise en compte des orientations du service et de la collectivité
- Connaissance de base de la comptabilité publique et de la commande publique (marchés publics)

- Techniques de communication orale et écrite
- Recherche des informations, notamment réglementaires
- Analyse et compréhension des demandes
- Collecte et contrôle des pièces justificatives
- Bonne connaissance des techniques et outils d'information et de communications.

- Mise en forme et présentation des dossiers
- Préparation des documents de suivi des décisions administratives
- Classement ordonné des documents
Compétences exigées par le poste (savoirs et savoir être)

- Connaissance de la fonction publique territoriale
- Bonnes qualités rédactionnelles (aide à rédaction des dossiers de subvention, demandes de financement, courriers et documents administratifs divers)
- Bonne communication écrite et orale
- Aisance relationnelle

- Maîtrise de l'outil informatique et des logiciels bureautiques
- Procédures administratives
- Techniques de classement

- Autonomie
- Travail en équipe au sein du service
- Relations avec l'ensemble des services
- Sens du service public
- Réactivité
- Discrétion

Contraintes et difficultés particulières liées au poste (astreintes, port de vêtements particuliers, habilitation.)
- Polyvalence : capacité à s'adapter aux différentes demandes liées aux compétences multiples du service EEJSAC

Relations de travail

Internes : Les services de la ville - Les élus

Externes : La Caisse d'allocations familiales, la Direction régionale et départementale de la jeunesse et des sports, L'Education Nationale, les Associations, les fournisseurs, les prestataires de service, et les usagers.
Conditions matérielles

Lieu de travail : Pôle Jeunesse
Temps et horaires : 35 heures hebdomadaires sur 4,5 jours
Moyens alloués (véhicule, téléphone, ordinateur, logiciels.) : Téléphone, ordinateur, photocopieur et matériel de bureautique