Assistant Administratif H/F

Esat l Atelier des Talents

Premier contact avec l'établissement, le(la) secrétaire administrative est l'image de l'établissement.
Il(Elle) assure la gestion des appels téléphoniques, l'accueil du public, la gestion du courrier, le suivi administratif et comptable courant (factures, présences, documents officiels), ainsi que le soutien à la direction et aux équipes encadrantes. Il(Elle) pilote le volet formation et gestion prévisionnelle des parcours et compétences des personnes accompagnées. Il(Elle) veille au bon fonctionnement administratif de l'établissement et assure un soutien logistique et organisationnel aux équipes. Il(Elle) participe à la coordination des activités de l'établissement avec polyvalence, rigueur et sens du service.

Vos missions :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des personnes accompagnées et des visiteurs :
Accueillir, renseigner et orienter le public sur place ou par téléphone ;
Recevoir, filtrer et orienter les appels ;
Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence ;
Recenser et saisir les données d'appel des personnes accompagnées quotidiennement ;
Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de l'établissement (connaître l'organigramme et les missions des différents services).

- Gestion prévisionnelle des parcours et compétences des personnes accompagnées :
Mettre en place des indicateurs de suivi : effectifs par secteur d'activité, pyramide des âges, taux d'absentéisme, taux de sortie,. ;
Analyser les indicateurs en lien avec les secteurs d'activité et le service socio-professionnel ;
Piloter et gérer le plan de développement des compétences des personnes accompagnées ;
Piloter la mise en place d'un catalogue de formation professionnelle en lien avec les équipes encadrantes ;
Participer à la mise en place d'outils communs avec les partenaires de l'établissement dans le cadre des parcours professionnels des personnes ;

- Gérer les moyens matériels de l'établissement :
Gérer le calendrier de réservation et tenir le planning des salles ;
Gérer le calendrier de réservation des véhicules de service.

- Gérer le courrier :
Réceptionner, distribuer et expédier le courrier
Trier et transmettre le courrier aux interlocuteurs
Mettre sous pli et affranchir

- Gérer la médecine du travail :
Gérer et suivre les rendez-vous à la médecine du travail des professionnels et personnes accompagnées ;
Gérer l'organisation des visites médicales au sein de l'établissement.

- Gérer les transports :
Assurer le renouvellement des abonnements de transport des personnes accompagnées ;
Assurer les réservations et annulations de transport des personnes accompagnées ;
Gérer les défauts de transport ;
Effectuer un bilan des prestations de transport.

- Gérer les commandes fournisseurs :
Assurer les commandes fournisseurs ;
Réceptionner les commandes fournisseurs en lien avec les autres secteurs d'activité

- Autres missions liées au poste :
Être le support de la direction dans la démarche Qualité de l'établissement : communication sur les projets en cours, animation de sensibilisation,. ;
Préparer des supports de communication, bilans, enquêtes ;
Assister aux réunions et établir les comptes-rendus ;
Appliquer les consignes de sécurité relatives à la sécurité des personnes, des biens et des locaux.

Prise de poste à compter du 17/11/2025.
Ce Poste est ouvert aux personnes bénéficiant d'une RQTH.