Adjoint Administratif H/F

Unite Educative de Milieu Ouvert de Bayo

Nous recherchons un(e) ajoint(e) administratif(ve) pour rejoindre notre équipe à temps partiel.
Vous travaillerez les après-midis du lundi au vendredi.

Prise de poste au 1er janvier.

CONTEXTE ET ENVIRONNEMENT: L'unité éducative est rattachée à un établissement ou service et dirigée par un RUE.

VOS MISSIONS:
L'adjoint administratif en unité éducative apporte une aide continue au Responsable d'Unité Educative (RUE) en matière d'organisation, de gestion, d'information, de communication et de suivi des dossiers afin de lui permettre de se consacrer pleinement à ses missions d'organisation de la prise en charge des mineurs.

Activités :
L'agent, chargé de fonctions administratives d'exécution, planifie et organise son travail dans le cadre d'instructions définies par le RUE.

Secrétariat :
- Afficher les emplois du temps, les tableaux de permanence et de déplacements des personnels de l'équipe pluridisciplinaire, le planning d'utilisation des véhicules.
- Enregistrer le courrier (postal et électronique) et en assure le suivi.
- Dactylographier, mettre en page les documents administratifs, les transmettre aux services compétents et les classer au dossier (gestion des originaux et des copies).
- Organiser la documentation.
- Organiser et suit le plan de classement de l'unité.
- Procéder à l'archivage des documents et dossiers.
- Diffuser et afficher les informations relatives à l'action sociale.
- Participer aux réunions institutionnelles.

Auprès du public accueilli :
- Assurer l'accueil téléphonique des mineurs, de leur famille, des magistrats prescripteurs, des partenaires et les orienter vers l'interlocuteur adéquat.
- Accueillir les mineurs et leur famille qui viennent à l'unité sur rendez vous ou spontanément.
- Afficher l'information à destination des mineurs et des familles (charte des droits et liberté .).
- Renseigner l'application GAME et par délégation du RUE :
o Créer le dossier de prise en charge du mineur.
o Saisir l'organisation des activités de jour mises en place dans l'unité éducative.
o Saisir le contenu de la décision judiciaire, les modifications de mesures en cours, clôturées.
o Accompagner les agents dans leurs tâches de saisie du suivi des prises en charge.
o Editer des listes d'activité, de suivi, de décisions, de tableaux de gestion à la demande du RUE.
o Transmettre au directeur de service les éléments d'activité de l'unité éducative après analyse et validation du RUE.

Contribuer à la prise en charge des aspects logistiques de la gestion de l'unité :
- Suivre les achats et les livraisons.
- Saisir les demandes d'achat via « CHORUS formulaire » pour l'unité éducative « centre de coût ».
- Alimenter l'outil local de gestion du suivi des autorisations d'engagement.
- Le cas échéant, tenir la sous-régie sur proposition du RUE et du DS.
- Préparer les ordres de mission et les autorisations de conduite des véhicules administratifs sur les imprimés type.
- Traiter les frais de déplacement (km et taux) des agents et les transmettre après vérification et validation du RUE.

Participer à la gestion de proximité dans différents domaines des ressources humaines parla transmission de documents RH à la DIR après leur validation par le directeur de service ou le responsable de l'unité éducative :
- Demandes individuelles des agents.
- Notification aux agents des arrêtés les concernant.
- Compte rendus d'entretien professionnel des personnels de l'unité.
- Pièces relatives aux accidents de services.
- PV d'installation, pièces nécessaires à la prise en charge financière et états de service fait pour les D.J.F, les nuits, les astreintes.