Office Manager H/F

Storyzy

Votre mission :

En tant qu'Office Manager, vous assurez le bon fonctionnement quotidien du bureau en coordonnant les aspects administratifs, logistiques et opérationnels, tout en veillant à la gestion efficace des prestataires et des ressources internes afin de garantir un environnement de travail fluide, structuré et propice à la performance des équipes.

Vos responsabilités incluront :

Accueil et services généraux

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients et partenaires.
- Gérer la réception et l'expédition du courrier et des colis.
- Garantir la propreté, l'ordre et la bonne tenue des espaces de travail.
- Organiser les déplacements professionnels (réservations de transports, hébergements, services annexes).
- Accompagner ponctuellement les clients dans leurs déplacements (gare, aéroport, etc.).

Administration et gestion interne

- Traiter les notes de frais et suivre les dépenses de l'entreprise.
- Mettre à jour les informations administratives relatives aux équipements, transports et prestataires.
- Assurer la gestion de la boîte mail « office » et veiller à la bonne circulation de l'information interne.
- Classer, nommer et archiver les fichiers selon les procédures établies.
- Gérer les stocks et veiller à leur réapprovisionnement.

Support opérationnel et communication interne

- Organiser les événements internes et festifs de l'entreprise (afterworks, déjeuners généraux, célébrations, etc.).
- Préparer les réunions internes et externes (mise à jour, adaptation et impression des supports).
- Rédiger et diffuser les communications internes (consignes, process, informations générales).
- Apporter un soutien logistique et organisationnel aux équipes et aux managers.

Gestion des équipements et aménagements

- Superviser le parc informatique : suivi du matériel, maintenance, renouvellement et attribution.
- Assurer l'entretien du matériel et privilégier la réparation avant le remplacement.
- Piloter les projets d'aménagement des espaces : demande et analyse de devis, validation, suivi des commandes et gestion des éventuelles pénalités.

Qualifications recherchées :

- Vous avez à coeur de faciliter la vie des autres et de contribuer activement à un environnement de travail serein et organisé.
- Formation orientée vers la fonction d'Office Manager (SAM, Gestion de la PME, assistant de direction, etc)
- Première expérience significative en entreprise, permettant de maîtriser au moins un tiers des missions listées dans les responsabilités du poste.
- Autonomie, réactivité et fiabilité dans le suivi des tâches.
- Maîtrise des outils bureautiques (Suite Microsoft Office, outils collaboratifs en ligne).
- Curiosité et sens pratique pour trouver des solutions simples et efficaces au quotidien
- Qualités relationnelles, goût du travail en équipe et sens du service

Storyzy est une startup, au coeur de Paris, qui développe une plateforme OSINT multilingue pour la détection et l'analyse des menaces hybrides telles que les opérations de désinformation. Notre plateforme permet notamment la caractérisation profonde des sources d'information, l'analyse de la propagation de la désinformation sur un sujet, la détection des réseaux d'influence, le suivi de la diffusion des récits ainsi que l'analyse forensique des images ou la détection de deepfakes.

Créée en 2012, Storyzy est une société indépendante qui n'est liée à aucun groupe ou plateforme média, emploie 45 personnes et travaille avec des clients présents dans 9 pays, principalement dans les secteurs de la défense et des affaires étrangères. la discrétion est notre ADN, Storyzy communique volontairement très peu auprès du grand public.