Secrétaire H/F

Pôle Emploi

Sous l'autorité du chef d'établissement, et en lien étroit avec les équipes pédagogiques et administratives, le/la secrétaire assiste la direction en assurant diverses tâches, remontées concernant les enseignants, l'accueil et le suivi du secrétariat élèves, en vue de contribuer au bon fonctionnement de l'établissement.

Ces activités sont à réaliser dans un état d'esprit respectueux du caractère propre et du projet éducatif de l'établissement.

Missions principales :

1. Gestion administrative et scolaire
Accueillir, informer et orienter les familles, les visiteurs et les partenaires extérieurs.
Gérer la correspondance (mails, appels, courriers, convocations, etc.).
Assurer la tenue à jour des dossiers élèves (inscriptions, radiation, préinscriptions, suivi des fiches sanitaires, autorisations diverses.).
Mettre à jour les bases de données internes (ÉcoleDirecte, Charlemagne).
Éditer et archiver les documents officiels : listes de classes, bilans, statistiques, attestations de scolarité, certificats.
Appuyer le chef d'établissement dans la préparation des conseils de maîtres, concertations..

2. Appui à la direction et à la communication interne
Gérer l'agenda du chef d'établissement et organiser les réunions.
Préparer les documents nécessaires à la prise de décision (notes, synthèses, tableaux de suivi, bilans).
Participer à la rédaction, la relecture et la mise en forme de communications officielles (circulaires, notes internes, lettres aux familles).
Assurer la diffusion fluide des informations auprès des enseignants, ASEM et personnels OGEC.
Être relais de coordination lors des absences ou urgences administratives.

3. Suivi financier et logistique de proximité
En lien avec le RAF ou le service comptable, assurer le suivi des factures liées aux fournitures pédagogiques et au matériel.
Participer à l'organisation matérielle des temps forts de l'école (photos, fête de l'école, olympiades, sorties,, etc.).
Gérer les stocks (fournitures administratives, imprimés, consommables pédagogiques).

4. Accueil, écoute et interface familles-école
Garantir un accueil bienveillant et professionnel, conforme aux valeurs de l'Institution.
Être le premier relais de communication entre les familles et la direction (prise de messages, orientation, explication des procédures).
Veiller à la confidentialité des informations et au respect du RGPD.
Assurer le suivi des absences, retards, demandes particulières, PAI, urgences médicales mineures (premiers soins, appel des parents.).

5. Vie d'établissement et représentation institutionnelle
Participer activement à la vie quotidienne de l'école et à la mise en oeuvre des projets collectifs.
Soutenir la communication institutionnelle (affichages, site internet, réseaux internes, tableaux d'information).
Contribuer au climat serein et professionnel de l'équipe.
- Aide occasionnelle à la cantine si besoin