Assistant Direction Générale - Relations avec les Élus H/F

Structures de coopération territoriale

Contexte :
Au sein de l'équipe d'assistant(e)s de la Direction générale, sous l'autorité de la Directrice Générale des Services, l'assistant(e) aura en charge d'apporter une aide permanente à la Direction pour l'organisation des instances et la gestion des relations avec les élus communautaires et communaux.

Organisation des rendez-vous du Président de la CASGBS : planification des rendez-vous en lien avec l'assistant(e) du Président en Mairie, organisation logistique des rendez-vous : préparation des fonds de dossier ;
Organisation et planification des instances de la Communauté d'agglomération : gestion des plannings, organisation des réunions et envoi des convocations des différentes instances : Conseils communautaires, Bureaux des Maires, Commissions. Préparation des fonds de dossier pour les Directeurs, organisation logistique des Bureaux des Maires et Commissions : traiteur, réservation de salle, gestion des outils de réunion à distance, installation de la salle), mise en forme des comptes-rendus et relevés de décisions des Bureaux des Maires et des Commissions, planification des Coteams, des Comités de direction, des réunions des DGS des villes membres de la CASGBS, préparation des ordres du jour et des fonds de dossier ;
Suivi de la représentation de la CASGBS au sein des organismes extérieurs : réalisation de tableaux de suivi des représentants de la CASGBS au sein d'organismes extérieurs, assurer le lien entre les organismes extérieurs et les élus concernés : transmission de documents ;
Interface entre les élus et les services de la Communauté d'agglomération : réponse aux demandes d'informations formulées par les élus communautaires ou communaux, orientation des élus vers le service ou la personne adéquate en fonction de la demande formulée ;
Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques : prise de notes et mise en forme de tout type de courriers et documents, saisie de documents, classement et archivage de dossiers ;
Collaboration avec l'assistant(e) en charge des relations internes et avec les partenaires extérieurs : collaboration pour l'organisation des réunions impliquant la Direction générale et les élus, reprise des lignes téléphonique et gestion des affaires courantes durant les congés.