Assistant - Assistante de Direction Bilingue H/F

Ge Alise

Vous serez en charge des missions suivantes :
1. Gestion administrative et opérationnelle
- Vérification et validation des notes de frais avant approbation.
- Validation des heures de travail et suivi administratif.
- Envoi, suivi et traitement des fiches de conformité des sites clients avant intervention.
- Validation de la faisabilité des interventions avec le service planning.
- Préparation des missions : coordination des documents, matériels et plannings.
- Mise à jour permanente du tableau de préparation des missions selon les retours et ajustements planning.
- Validation des interventions et suivi des dossiers techniques.

2. Gestion documentaire et logistique :
- Envoi des documents aux techniciens et préparation des accueils sécurité.
- Constitution des dossiers d'intervention pour certains sites industriels (PDP nominatif, consignes, etc.).
- Validation des missions auprès des clients.
- Organisation logistique : réservations de vols, hôtels, locations via site ou agence de voyage.
- Classement et archivage : gestion rigoureuse des échanges internes et externes dans les dossiers machines.

3. Communication et support :
- Gestion des appels téléphoniques entrants (techniciens, clients externes, clients internes).
- Interface entre les équipes opérationnelles et les clients pour garantir un suivi fluide et professionnel.

Savoir-être :
- Autonomie, dynamisme et réactivité.
- Forte capacité d'adaptation face aux changements.
- Rigueur, sens de l'organisation et fiabilité.
- Excellent sens du service client.
- Aptitudes et compétences :
- Appétence pour les environnements techniques.
- Maîtrise du Pack Microsoft Office
- Anglais professionnel courant (échanges téléphoniques et écrits).

Profil recherché :
- Expérience : première expérience réussie sur un poste similaire, idéalement dans un environnement technique ou industriel.