Office Manager Coordinateur Administratif - Anglais Bilingue H/F Blue Finance

Nous recherchons une personne curieuse et débrouillarde pour rejoindre notre groupe international et contribuer à nos initiatives commerciales favorables aux récifs coraliens ainsi qu'à la gestion des Aires Marines Protégées (AMP).

Vos responsabilités seront :

1. Gestion et coordination des voyages

- Planifier, réserver et assurer le suivi des déplacements professionnels des collaborateurs (si besoin)
- Gérer et suivre les notes de frais associées aux voyages.
- Identifier, sélectionner et gérer les fournisseurs (ex. : BlueBiz Air France, agences de voyages, etc.).
- Mettre à jour et diffuser les procédures internes liées à l'organisation des déplacements : réservations, validations, remboursements, politique voyages, etc.
- Suivre les statistiques (Nombre de voyages par équipe et par an, Coût moyen et durée moyenne des déplacements, Fréquence moyenne des voyages par collaborateur).

2. Suivi administratif et financier

- Rechercher, sélectionner et coordonner les prestataires (informatique, maintenance, services généraux, etc.).
- Gérer les assurances, abonnements, contrats et renouvellements : suivi de la facturation et de la qualité de service.
- Soutenir l'ouverture et la gestion des comptes bancaires.
- Garantir la conformité des factures (réception, vérification, classement, mentions légales, numérotation, adresse de facturation, etc.).
- Établir les factures nécessaires au déblocage de fonds auprès des bailleurs.
- Assurer la logistique des livraisons et expéditions.

3. Suivi gouvernance

- Rédiger et mettre à jour les PV des assemblées générales (AG).
- Préparer la logistique et la documentation des AG.
- Assurer le suivi de la gouvernance pour l'ensemble des entités du groupe.
- Effectuer les déclarations nécessaires auprès des services publics en cas de modification de gouvernance.

4. Ressources humaines

- Mettre à jour l'organigramme et les dossiers salariés pour l'ensemble des entités.
- Assurer le suivi des processus d'onboarding et d'offboarding.
- Gérer la relation avec l'Opco
- Administrer la mutuelle et les affiliations salariés (inscriptions, radiations, cotisations, suivi avec l'assureur).
- Suivre les congés, absences et mouvements du personnel.
- Mettre à jour les procédures RH.