Secrétaire Technique H/F

Hexaom

Vos missions principales :

Assister le Responsable Enquêteurs Terrains dans ses missions.
Réceptionner, enregistrer et contrôler les dossiers de demandes de visites techniques afin de planifier les rendez-vous. (relancer le commerce en cas de pièces manquantes).

Participer aux Réunions du service Enquêteurs Terrains, alimenter le tableau de suivi des dossiers en cours,relancer les agences en cas de demande de pièces complémentaires.

Communiquer aux différents services l'évolution des dossiers.

Tenir à jour le tableau des contre visites terrain à effectuer par les Enquêteurs Terrains.

Saisir et diffuser les différents courriers, notes et nouveaux supports écrits se rapportant au service.

Commander les différentes demandes de fourniture ou matériel pour le service, avec l'accord de la Direction Régionale (ex : décamètre.jalons.)

Effectuer un suivi avec statistiques sur l'activité du service Enquêteurs Terrains.

Gérer les demandes de congés sur Notys pour le service.

Renseigner Sisca (nom enquêteur, date de demande de VT, date contre VT et suivi des dossiers).

Assurer l'accueil téléphonique du service.

Assister le Responsable Enquêteur Terrains dans la mise en place de formation pour le service ou pour lecommerce. (Powerpoint, préparation des documents, de la salle, envoi des invitations..)

COMPETENCES REQUISES

Des compétences techniques.

Connaître les logiciels courants Excel, Word et savoir utiliser les réseaux de communication.
Connaitre l'organisation du service et ses partenaires
Savoir organiser et planifier ses activités
Savoir rédiger des courriers, documents, notes ou comptes rendus pour le service Enquêteurs Terrains.
Savoir gérer la confidentialité des informations et des données.
Savoir trier, hiérarchiser et classer les documents utiles pour le service.
Appliquer les procédures administratives de la structure
Maitriser l'expression orale et les techniques d'accueil.
Savoir restituer et transmettre l'information écrite et orale sous forme de synthèse.

Des qualités personnelles.

Autonomie
Capacité de travailler dans des délais serrés.
Esprit d'initiative, d'analyse et de synthèse
Bonne élocution et présentation
Esprit d'organisation
Avoir des qualités relationnelles
Savoir anticiper