Assistant de Direction - Direction Générale des Services - Commune de Beaumont H/F

Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité de la Directrice Générale des Services et en relation étroite avec la Responsable des affaires générales, vous êtes chargé(e) de l'assistance quotidienne du Maire, des Elus, de la DGS.

Assistance du Maire et des élus et de la DGS en tant que de besoin :

- Gérer l'agenda du Maire (fonctions mairie et autres fonctions représentatives), suivi du courrier et courriel du Maire y compris projet de réponse en lien avec les services
- Gérer l'accueil téléphonique et physique pour les élus
- Classer et suivre les dossiers de M. Le Maire
- Rechercher et mettre en forme des informations, réaliser des notes, des dossiers...
- Organiser les déplacements et les formations des élus
- Planifier les astreintes et permanences de certains élus.

Coordination et suivi des instances de décision :
En étroite collaboration avec la DGS et la responsable des affaires générales et en lien avec l'ensemble des instances décisionnelles concourant au bon fonctionnement de la collectivité :
- Organiser la tenue de réunions de commissions thématiques y compris celles en lien avec le conseil municipal : préparation des convocations des commissions, mise en forme des comptes rendus, ...
- Préparer les séances de travail des bureaux municipaux : ordre du jour, présentation PPT, note de synthèse, tableaux de bord

Soutien administratif au pôle direction générale des services :
- Réceptionner, diffuser et classer des courriers et des comptes rendus de réunions et d'informations
- Gérer le suivi des parapheurs
- Contribuer à la préparation des conseils municipaux et au bon déroulement de ceux-ci en soutien à la responsable des affaires générales (collecte, relecture et mise en page des projets de note et de délibération, diffusion des étapes préparatoire, relecture et correction des procès verbaux)
- Gérer le secrétariat du DGS en soutien de l'agent titulaire (agendas, réunions, courriers liés à des informations et/ou réponses riverains, comptes rendus des réunions, préparation des délibérations).
- Assurer le suivi des crédits budgétaires affectés à ce service
- Assurer la suppléance de son binôme en secrétariat du DGS et pour l'organisation du Conseil municipal en cas d'absence de la titulaire