Gestionnaire de Formation Continue à l'Enm H/F

Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

Votre mission principale consistera à accompagner la sous-direction, au sein du service de la formation continue, en assurant la préparation, l'organisation et le suivi d'un portefeuille de sessions de formation à destination des magistrats.

Ce portefeuille comprend tant des sessions de formation sur un ou plusieurs jours, que des cycles et des parcours de formation.

Vos opérations de saisie seront réalisées dans un logiciel, Open Portal (système d'information automatisé permettant et facilitant la gestion des formations et le traitement des vacations administratives). Des formations sont proposées en interne pour le maîtriser.

Vous collaborerez avec un ou plusieurs coordonnateurs de formation.

1 - Gestion des formations

Gérer les convocations aux sessions de formation - en présentiel et/ou distanciel - des participants, intervenants et directeurs de sessions

Préparer et diffuser les programmes de formation

Gérer la réservation du matériel nécessaire aux sessions de formation

Gérer les ordres de mission de ces publics

Assurer la reprographie des documents ou procéder aux réservations de prestations auprès du titulaire du marché si besoin

Assurer un accueil téléphonique et/ou échanges mails auprès d'un public diversifié

Accueillir les participants et intervenants sur le site de l'école, à Arborial, en distanciel ou sur tout autre site extérieur à Paris ou proche banlieue

Assurer la gestion des évaluations et des attestations de suivi de formation

Alimenter les bases de données et tableaux de suivi

2- Gestion financière et suivi(aucune compétence financière exigée) :

Etablir les fiches navettes en ligne, ainsi que le service fait dès que la prestation est réalisée

Gérer les vacations des intervenants et directeurs de ses sessions (rétribution des interventions, en lien avec le coordonnateur de formation concerné, puis édition et transmission des états indemnitaires au service des RH après signature de la cheffe de service)

Assurer un suivi étroitvia le dépôt sur le serveur commun des éléments et l'actualisation de tableaux dédiés.

3- Participation à la résorption du stock des vacations:

Le service de la FC est en cours de résorption d'un stock de vacations non payées aux intervenants. Si ce stock n'est pas résorbé à la date de la prise de poste, vous pourrez être amené à traiter de manière prioritaire le stock restant (préparation, édition et suivi des dossiers en lien avec le service RH pôles vacations ).

4- Participation au projet de service:
Vous participerez à la fiabilisation des données du système d'information, en lien avec la cheffe de service, l'adjointe à la cheffe de service et la gestionnaire en charge du projet, pour que le service puisse procéder à des extractions statistiques.

Vous pourrez enfin être amené à participer à toute mission ou tâche en lien avec l'activité du service de la formation continue.